Was macht eigentlich einen guten Projektmanager aus?

Das ist eine Frage, die häufig gestellt wird – und eine, auf die es keine einfache Antwort gibt.

Die unzähligen Bücher, Kompetenzprofile und Standards, die sich mit dem Thema beschäftigen, zeigen, wie viel dahintersteckt. Aber bevor wir uns in die Details vertiefen, lasst uns kurz klären, warum gutes Projektmanagement überhaupt so wichtig ist.

Ein Projekt ist im Grunde ein temporäres Vorhaben, um ein einzigartiges Produkt oder eine Dienstleistung zu schaffen. Die Aufgabe des Projektmanagers ist es, diesen Prozess zu planen, zu organisieren und zu steuern. Manchmal, zum Beispiel in der Fertigung oder Produktentwicklung, läuft das sehr stringent ab. In der Unternehmensberatung kann es dagegen etwas unstrukturierter zugehen.

Der Bedarf an guten Projektmanagern wird deutlich, wenn man sich die Zahlen anschaut, die beispielsweise Digatus in ihrem Blog angeben: Immer noch verfehlen 30 % der Projekte ihre ursprünglichen Ziele und 40 % sprengen ihr Budget. Besonders IT-Projekte schneiden hier schlecht ab – sie liegen im Schnitt 27 % über dem geplanten Budget. Schlimmer noch: Jedes sechste IT-Projekt wird zu einem „Black Swan“, also zu einem Projekt, das 200 % teurer und 70 % langsamer fertiggestellt wird als geplant.

Ein kleiner Lichtblick ist, dass sich der Fokus auf Projektmanagement auszahlt.

Die Erfolgsquoten haben sich in den letzten Jahren stetig verbessert. Ein wesentlicher Grund dafür ist, dass wir Erkenntnisse aus der Theorie und der Praxis besser miteinander verbinden. Organisationen wie das Project Management Institute (PMI) deren Fokus klar auf Theorie liegt, IPMA mit vergleichbaren Ansätzen aber mehr Praxis (auch in den Prüfungen) fokussiert sind wären da die bekanntesten. Auch Anbieter wie PRINCE2 (beliebt im englischsprachigen Raum) von Axelos/PeopleCert die Ihr in der IT vermutlich eher wegen ITIL kennt oder auch die ISO-21500 fassen diese Erkenntnisse in Standards zusammen, schulen euch und vergeben Zertifizierungen, die eine wichtige Grundlage und einen Leitfaden für gutes Projektmanagement bilden.

Wenn es darum geht, was ein Projektmanager können sollte, konzentrieren sich diese Standards schon lange nicht mehr nur auf rein technische oder methodische Kompetenzen. Vielmehr teilen sie die Fähigkeiten in drei Kategorien ein. Laut dem Project Management Body of Knowledge (PMBOK) brauchen gute Projektmanager neben technischem Projektmanagement-Know-how auch Führungskompetenzen sowie Wissen im Strategie- und Geschäftsmanagement. Aber was bedeuten diese Punkte genau und wie wichtig sind sie?

Die drei Säulen des erfolgreichen Projektmanagements

1. Technisches Projektmanagement

Das ist die absolute Grundlage, das Handwerkszeug, das jeder Projektmanager beherrschen muss, um erfolgreich zu sein. Es umfasst das Wissen über Tools, Techniken und Vorgehensweisen. Hier geht es darum, Ziele zu definieren, strukturierte Pläne zu erstellen und das Budget im Blick zu behalten. In einer immer komplexer werdenden und wettbewerbsorientierten Welt ist technisches Projektmanagement die Basis. Aber eben auch nicht mehr als die Basis.
Ob Du nun mit dem magischen Dreieck, Viereck oder zwischen linear und agil wechselst, immer gleich hybrid unterwegs bist, weil das Projekt dies erfordert, ist wenn man so will nur dein persönlicher Werkzeugkasten. Es wird immer wichtiger, dass du als Projektmanager auch andere Fähigkeiten mitbringst.

2. Führungsqualitäten

Neudeutsch Leadership ist die Fähigkeit zu führen, zu motivieren und zu lenken. Dahinter verbergen sich wichtige Soft Skills, wie Verhandlungsfähigkeit, klare Kommunikation, Empathie und die Fähigkeit, Probleme zu lösen. Das überrascht nicht, denn Projektmanagement ist viel mehr als nur Zahlen, Tabellen und Diagramme.
Einer der Hauptaufgaben ist es, Menschen zu motivieren und die Zusammenarbeit zu fördern. Du musst wissen, wie du mit Stakeholdern umgehst und deinem Team klare Anweisungen gibst, ohne ins Micro-Management abzudriften. Ein guter Projektmanager setzt auf Eigenverantwortung und Delegation, behält aber trotzdem den Überblick.

Ein Beispiel aus der Praxis: Stell dir vor, du hast ein Team, in dem jeder seine Aufgaben möglichst ungestört erledigen möchte. Ein guter Projektmanager sorgt dafür, dass es nur wenige, kurze und gut strukturierte Meetings gibt, die auch wirklich einen Mehrwert bringen. Er hört zu, vermittelt bei Konflikten und schafft eine Arbeitsumgebung, in der sich jeder sicher und unterstützt fühlt. Statt panisch zu reagieren, bleibt er auch unter Druck ruhig und gelassen.

3. Strategie- und Geschäftsmanagement

Die dritte, aber nicht weniger wichtige Säule ist das Verständnis für die Strategie und das Geschäftsmodell des Projekts oder des Kunden. Ein guter Projektleiter beherrscht nicht nur die Grundlagen und ist eine Führungspersönlichkeit, er hat auch das große Ganze im Blick. Er kann Ereignisse im Projekt einordnen und weiß, wie sie sich auf die langfristigen Ziele auswirken. Dieses Wissen wird oft auch als Domain-Expertise bezeichnet.

Ein Beispiel aus der Praxis: Du leitest ein IT-Projekt, um eine neue Software einzuführen. Ein guter Projektmanager fragt nicht nur nach den technischen Anforderungen, sondern auch, wie diese Software zum Geschäftsmodell des Kunden beiträgt. Er versteht, dass es nicht nur um die Funktionalität geht, sondern auch darum, wie das neue System die Produktivität steigert, Kosten senkt oder neue Geschäftsmöglichkeiten eröffnet.

Gehen wir noch ein paar Schritte weiter. Wie können uns Tools und Methoden helfen genau dass zu erreichen?

Das magische Dreieck im Projektmanagement

Das magische Dreieck, auch als Projektdreieck oder eisernes Dreieck bekannt, ist ein grundlegendes Konzept im Projektmanagement. Es visualisiert die drei wichtigsten Einschränkungen (Dimensionen), die jedes Projekt bestimmen: Umfang, Zeit und Kosten/Budget. Jede dieser Dimensionen ist miteinander verbunden, und eine Änderung an einer wirkt sich unweigerlich auf die anderen aus.

Die drei Dimensionen

• Umfang (Scope): Definiert die genauen Merkmale, Funktionen und Aufgaben, die im Projekt erledigt werden müssen.
• Zeit (Time): Gibt den Zeitrahmen an, der für die Fertigstellung des Projekts zur Verfügung steht.
• Kosten/Budget (Cost/Budget): Bezieht sich auf alle benötigten Ressourcen, einschließlich finanzieller Mittel, Arbeitskräfte und Materialien.

Die Bedeutung und Anwendung

Das Modell hilft Projektmanagern, die konkurrierenden Anforderungen eines Projekts zu verstehen und zu steuern. Wenn beispielsweise der Umfang eines Projekts erweitert wird, muss entweder mehr Zeit und/oder ein höheres Budget eingeplant werden, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Wenn die Zeit verkürzt wird, müssen entweder der Umfang reduziert oder das Budget erhöht werden, um zusätzliche Ressourcen zu finanzieren.

Die Hauptaufgabe eines jeden Projektmanagers besteht darin, ein gesundes Gleichgewicht zwischen diesen drei Dimensionen zu finden. Das Modell dient als visuelle Erinnerung daran, dass Entscheidungen nie isoliert getroffen werden können. Eine effektive Nutzung des magischen Dreiecks erfordert eine klare Kommunikation mit allen Beteiligten, das Festlegen realistischer Fristen und das Überwachen des Projektfortschritts, um bei Bedarf frühzeitig Anpassungen vornehmen zu können.

Das magische Dreieck kann um weitere Dimensionen wie Qualität oder Risiken erweitert werden, um ein umfassenderes Bild der tatsächlichen Projektbeschränkungen zu erhalten. Das ist dann auch als magisches Viereck, Teufelsquadrat oder für die Pragmatiker als „praktisches Viereck“ bekannt.

Projektkennzahlen (KPIs) im Projektmanagement

Wir haben ja gestern erst im Beitrag über MSR die Best Practices näher betrachtet, heute schauen wir uns das ganze auch aus diesem Gesichtspunkt für das Management, insbesondere zum „passend nachregeln“ genauer an.

Projektkennzahlen, auch KPIs (Key Performance Indicators) genannt, sind entscheidend, um den Erfolg, die Leistung und den Fortschritt eines Projekts zu messen und zu steuern. Sie dienen sowohl dem Projektleiter zur operativen Steuerung als auch dem Projekt-Controller zur Bewertung der Ressourceneffizienz und Rentabilität.

Wichtige Bereiche und Kennzahlen

Die Kennzahlen lassen sich in verschiedene Bereiche unterteilen, die jeweils unterschiedliche Aspekte des Projekts beleuchten:

• Umfang und Dauer des Projekts:
  • Umfang: Messgrößen wie Budget (Planned Value, PV), Ressourcen und Teamgröße.
  • Dauer: Messung der geplanten und tatsächlichen Projektdauer in Tagen, Wochen oder Monaten. Wichtige Kennzahlen sind Fertigstellungstermine (FEZ, SEZ) und Meilensteine.
    
• Abweichungen und Fortschritt:
  • Abweichung vom Zeitplan (Schedule Variance, SV): Vergleicht den Fortschritt mit dem geplanten Zeitplan. Eine positive Abweichung bedeutet, dass das Projekt dem Zeitplan voraus ist.
  • Istkosten-Abweichung (Cost Variance, CV): Vergleicht die tatsächlichen Kosten mit den geplanten.
  • Fertigstellungsgrad: Prozentualer Abschluss des Projekts.
  • Performance Index (CPI/SPI): Kennzahlen wie der Schedule Performance Index (SPI = EV/PV) oder der Cost Performance Index (CPI = EV/AC) geben Aufschluss über die Effizienz in Bezug auf Zeit und Kosten.
    
• Projektkontrolle:
  • Umfangskontrolle: Überwachung von Änderungsanfragen und der Auslastungsrate des Teams, um eine Ausweitung des Projektumfangs (Scope Creep) zu vermeiden.
  • Risikomanagement: Kennzahlen wie der Wahrscheinlichkeitswert oder der Risikowert helfen, Risiken zu bewerten und ihre Auswirkungen zu prognostizieren.
  • Komplexität und Größe: Anhand von Matrizen können die Komplexität (ComplexityScore) und die Größe eines Projekts (z.B. Klassifizierung A, B, C) systematisch bewertet werden.
    
• Ergebnisse und Teamleistung:
  • Projektergebnisse: Messung des Erfolgs durch Kennzahlen wie Return on Investment (ROI), Kundenzufriedenheit oder die Nutzungsrate der Lösung.
  • Team Performance: Überprüfung der Termintreue, Fehlerhäufigkeit und Fluktuationsquote des Teams.
    
• Projektziele:
  • Messung der Zielerreichung durch konkrete Liefergegenstände (z.B. Prototypen, Dokumente, physische Produkte) und Leistungsziele (z.B. Umsatzsteigerung, Kostenreduktion, verbesserte Kundenzufriedenheit).

Budget-Methoden und Best Practices im Projektmanagement

Oft hat man allerdings im Vorfeld noch keine oder zumindest nicht genug genauen Zahlen mit denen man arbeiten kann. Das kann verschiedene Gründe haben, kommt am Ende aber immer auf einen „Educated best guess“ raus. Diese möglichst effektive Schätzung des Projektbudgets ist entscheidend für den Projekterfolg. Es gibt verschiedene Techniken, die je nach Projektphase und verfügbaren Informationen angewendet werden können.

5 Techniken zur Schätzung des Projektbudgets

1. Top-Down-Schätzung:
   • Methode: Man startet mit einem vorgegebenen Gesamtbudget und teilt dieses von oben nach unten auf die einzelnen Phasen und Aufgaben des Projekts auf.
   • Vorteile: Sehr schnell, nützlich in frühen Projektphasen, um die Machbarkeit eines Kundenbudgets zu prüfen.
   • Nachteile: Sehr ungenau, da die Schätzung nicht auf detaillierten Aufgabenanalysen beruht.
     
2. Analoge Schätzung:
   • Methode: Schätzung des Budgets basierend auf den Kosten ähnlicher, bereits abgeschlossener Projekte.
   • Vorteile: Schnell und einfach, erfordert nur begrenzte Projektinformationen.
   • Nachteile: Unpräzise, da Projekte selten exakt gleich sind. Die Methode ist stark von der Qualität und Relevanz der historischen Daten abhängig.
     
3. Parametrische Schätzung:
   • Methode: Verwendet Daten aus früheren Projekten und statistische Beziehungen zwischen Variablen (z.B. Kosten pro Einheit) zur Hochrechnung des Budgets für das aktuelle Projekt.
   • Vorteile: Genauer als die analoge Schätzung, da sie quantitative Daten nutzt.
   • Nachteile: Erfordert gut definierte Messpunkte und verlässliche historische Daten, die in digitalen Projekten oft schwer zu finden sind.
     
4. Dreipunkt-Schätzung:
   • Methode: Berechnet den Durchschnitt aus drei Szenarien: Best Case, Worst Case und wahrscheinlichster Fall.
   • Formel: (Bester Fall + Schlechtester Fall + Wahrscheinlichster Fall) / 3 = Erwartete Schätzung.
   • Vorteile: Reduziert das Risiko, indem Unsicherheiten berücksichtigt werden, und liefert eine realistischere Schätzung.
   • Nachteile: Zeitaufwändiger als einfachere Schätzmethoden.
     
5. Bottom-Up-Schätzung (Von-unten-nach-oben):
   • Methode: Das Projekt wird in seine kleinsten Aufgaben zerlegt (oft mithilfe eines Projektstrukturplans), jede Aufgabe wird einzeln geschätzt und die Summen werden addiert, um das Gesamtbudget zu erhalten.
   • Vorteile: Sehr genau und detailliert, ermöglicht eine robuste Überwachung des Projektfortschritts und des Budgets.
   • Nachteile: Zeitintensiv, kann nur angewendet werden, wenn alle Projektdetails bekannt sind, und kann zu höheren Kostenschätzungen führen.

Die Wahl der richtigen Methode hängt stark von der Projektphase ab. Während Top-Down und analoge Schätzungen ideal für die Anfangsphasen sind, um einen schnellen Überblick zu gewinnen, eignen sich Dreipunkt- und Bottom-Up-Schätzungen besser für die detaillierte Planungsphase, in der es um Genauigkeit geht.

Wo wir gerade schon bei Methoden sind, darf natürlich auch eine Übersicht der gängigen etablierten PM-Methoden nicht fehlen. Egal ob klassisch, agil oder auch hybrid – auch die Wahl der Herangehensweise kann je nach Projekt mitentscheidend für den Erfolg sein.

Gegenüberstellung einiger Projektmanagement-Methoden

Projektmanagement-Methoden sind Werkzeuge und Ansätze, um Projektziele zu erreichen. Sie lassen sich in drei Hauptkategorien einteilen: klassisches, agiles und hybrides Projektmanagement. Die Wahl der richtigen Methode hängt stark von den Projektanforderungen, der Komplexität und den Teamfähigkeiten ab.

Klassische Methoden

Diese Methoden sind linear und stark planungsorientiert. Der Fokus liegt auf detaillierter Vorabplanung, wobei das gesamte Projekt von Anfang bis Ende durchgeplant wird. Sie eignen sich besonders für Projekte mit stabilen Anforderungen und hoher Planungssicherheit.

Methode	Beschreibung	Stärken	Geeignet für
Wasserfall	Lineare, sequenzielle Abarbeitung von Projektphasen (wie in einer Kaskade). Eine Phase beginnt erst, wenn die vorherige abgeschlossen ist.	Hohe Planungssicherheit, klare Struktur.	Projekte mit konstanten Aufgaben, bei denen die Anforderungen stabil sind.
V-Modell	Linear wie das Wasserfall-Modell, aber mit begleitenden Testphasen für jede Entwicklungsphase, um frühzeitig Fehler zu erkennen.	Reduziert Fehler durch strenge Testphasen, einfache Struktur.	Softwareentwicklung und Projekte mit hohen Qualitätsanforderungen (z.B. Medizintechnik).
SixSigma	Nutzt statistische Methoden zur Prozessoptimierung und Fehlerreduzierung, um die Qualität zu steigern.	Verbessert die Qualität messbar.	Große Unternehmen in Branchen, in denen messbare Ergebnisse und hohe Qualität entscheidend sind.
Meilensteintrend-Analyse	Überwacht den Projektfortschritt durch regelmäßige Überprüfung von Meilensteinen, um zeitliche Abweichungen frühzeitig zu erkennen.	Einfach, um Verzögerungen im Zeitplan zu identifizieren und zu steuern.	Projekte mit geringer Komplexität und planbaren, sequenziellen Abläufen.
Critical Path/Critical Chain	Fokussiert auf die Planung von Aufgaben, Zeit und Ressourcen, um realistische Zeitpläne zu erstellen und die Produktivität zu steigern.	Erhöht Effizienz und Produktivität, identifiziert kritische Engpässe.	Weniger komplexe Projekte mit mittelgroßen Teams, die ihre Effizienz steigern wollen.

Agile Methoden

Agile Ansätze sind flexibel, iterativ und reaktionsschnell. Sie sind ideal für Projekte mit sich häufig ändernden Anforderungen und hoher Komplexität, da sie schrittweise auf das Endziel hinarbeiten.

Methode	Beschreibung	Stärken	Geeignet für
Scrum	Iterative Entwicklung in kurzen Zyklen (Sprints). Ziele werden nach jedem Sprint neu bewertet und angepasst. Ein Scrum Master führt das Team an.	Hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Fördert die Kreativität und die Zusammenarbeit im Team.	Projekte mit unbekannten Parametern und häufigen Änderungen, z.B. in der Produktentwicklung.
Kanban	Visualisierung von Aufgaben auf einem Board mit Spalten wie „To-Do“, „Doing“ und „Done“. Fördert Transparenz und Eigenverantwortung.	Hohe Transparenz, steigert die Produktivität und ermöglicht schnelle Reaktionen.	Teams, die eigenverantwortlich arbeiten und ihren Fortschritt visuell nachvollziehen möchten.
Lean	Konzentriert sich auf die Schaffung von Kundenmehrwert bei minimaler Verschwendung von Ressourcen (Zeit, Geld, Material).	Hohe Effizienz, ressourcenschonend, führt zu schlankem Projektmanagement.	Projekte, bei denen Effizienz und sparsamer Umgang mit Ressourcen im Vordergrund stehen.
XP (Extreme Programming)	Fokussiert auf die schnelle Lösung von Programmieraufgaben durch offene Kommunikation und schnelles Feedback.	Sehr schnell, anpassungsfähig an Kundenbedürfnisse.	Einzelprojekte, bei denen es auf Schnelligkeit ankommt, insbesondere in der Softwareentwicklung.
Design Thinking	Ein kreativer, nutzerorientierter Ansatz zur Lösung komplexer Probleme. Der Prozess umfasst Verstehen, Beobachten, Sichtweise definieren, Ideen finden, Prototypen entwickeln und Testen.	Fördert Innovation und Kreativität, hohe Nutzerorientierung, löst komplexe und unklare Probleme.	Projekte, bei denen es um die Entwicklung neuer Produkte, Dienstleistungen oder Geschäftsmodelle geht und die Bedürfnisse der Nutzer im Vordergrund stehen.

Hybrides Projektmanagement

Diese Ansätze kombinieren Elemente aus klassischen und agilen Methoden, um die jeweiligen Stärken zu nutzen. Sie sind ideal für komplexe Projekte, die sowohl Planungssicherheit als auch Flexibilität erfordern. Beispiele hierfür sind Scrumban (Kombination aus Scrum und Kanban), die Verbindung von Lean und SixSigma oder die Integration von agilen Sprints in ein klassisches Wasserfall-Framework. (Water-Scrum-Fall)
Bei Personio könnt ihr euch auch die einzelnen vorgestellten Methoden (und mehr) nochmal im Detail ansehen. Wer mehr über hybride Modelle wissen will schaut am besten hier vorbei.

Mehr Details/Tools findet Ihr übrigens auch auf Seiten wie dem Blog der Laos GmbH oder auch bei projectfacts.de. Besondere Betrachtung sollte man auch immer auf das Budget haben, hier hilft euch zB. eine Seite wie thedigitalprojectmanager.com.

Die konsequente Nutzung und Analyse durch diese Tools, Kennzahlen und Erfahrungswerte ermöglicht es, den Projektverlauf kontinuierlich zu messen, dadurch fundierte Entscheidungen zum steuern zu treffen, bei Bedarf nachzuregeln und somit den Projekterfolg sicherzustellen. Sie bieten eine objektive Grundlage für die Bewertung und Steuerung des Projekts und helfen auch zukünftige Projekte besser zu planen und zu begleiten.

Ich persönlich bin ein großer Freund von klassischem Projektmanagement, möchte das aber nicht falsch verstanden wissen, denn auch bei einer klassischen Herangehensweise findet man sich schnell in einer hybriden Umgebung wieder, denn auch dort muss man sich auf geänderte Vorgaben oder adaptive Planung einstellen, nachsteuern und immer wieder iterativ anpassen können um das „Big Picture“ als Ziel zu erreichen.

Bei all dem technischen und Tools oder Methoden gibt es wie oben schon angeschnitten noch den anderen Bereich, den werde ich aber nächste Woche gesondert im Detail betrachten: Im Projektmanagement werden auch deine Soft Skills besonders geschätzt. Warum?
Ganz einfach: An einem Projekt sind oft Menschen beteiligt, die nur temporär zusammenarbeiten. Hier ist Teamwork entscheidend. Projekte erreichen ihre Ziele, wenn Mitarbeiter sich untereinander erfolgreich verständigen, sich gegenseitig unterstützen, sich motivieren und gemeinsam Konflikte überwinden können.
Tools/Methoden und Hard Skills sorgen für Expertise und Korrektheit im Projekt. Soft Skills sorgen dafür, dass alles „geschmeidig“ läuft. Das ist nur eines von vielen Beispielen, die zeigen, warum immer mehr Menschen und Unternehmen erkennen, dass Soft Skills kritisch für den Erfolg sind.

Fazit

Fachwissen und Methodenkompetenz sind selbstverständlich die Basis, um Projekte erfolgreich zu managen. Toolkits wie MSR, KPI oder das magische Dreieck helfen dabei die richtigen Entscheidungen basierend auf fundierten Daten zu treffen.

Aber was einen wirklich guten Projektmanager auszeichnet, sind vor allem die Soft Skills wie seine Managementfähigkeiten und Leadership-Qualitäten. Dazu gehören definitiv auch eine gewisse Gelassenheit, Selbstsicherheit und die Fähigkeit, klar und offen zu kommunizieren. Auch ein empatischer Mediator zu sein ist von Vorteil, da man sich ständig zwischen den Stühlen bewegt. Gut, und jetzt nochmal anschnallen für den letzten Punkt: Der Endgegner ist Selbstreflexion und die Fähigkeit aus eigenen Fehlern zu lernen.

Dieses Paket wird niemandem in die Wiege gelegt. Es entwickelt sich durch Erfahrung, Weiterbildung und die Bereitschaft, jeden Tag ein Stück besser zu werden. Hallo KVP 😉