Als QMB in der industriellen Messtechnik erlebe ich immer wieder, wie Unternehmen mit oder gegen ihre eigenen Managementsysteme kämpfen. Dabei sollte ein gutes QM nicht gegen euch arbeiten.
Da wird fleißig ein System nach dem anderen, zB. DIN EN ISO 9001 als Qualitätsmanagement, 14001 als Umweltmanagement, 45001 für die Arbeitssicherheit und natürlich auch die ISO/IEC 27001 zur IT-Sicherheit implementiert, kontinuierliche Verbesserungsprozesse (KVP) aufgesetzt und am Ende… nun ja, am Ende haben wir zwar schöne Ordner voller Dokumente, aber die Realität auf dem Shopfloor sieht ganz anders aus. Klingt bekannt? Dann seid ihr hier richtig.
Das Problem mit der „Papier-Compliance“
Ihr kennt das sicher: Da kommt das Audit, alle machen hektisch ihre Checklisten fertig, die Dokumentation wird schnell noch „aufgehübscht“ und nach dem erfolgreichen Zertifikat… läuft alles wieder wie vorher. Diese Art der Compliance mag vielleicht das Audit bestehen, aber der tatsächliche Nutzen für euer Unternehmen? Fehlanzeige.
KVP ist ein Bottom-Up Ansatz, der durch Einbeziehung aller Mitarbeitenden darauf abzielt, die Effizienz der Unternehmensprozesse zu steigern. Genau hier liegt der Schlüssel – es geht um ALLE Mitarbeitenden, nicht nur um die Führungsebene oder das QM-Team. Genau so wenig klappt es wenn zwar von oben herab diktiert aber das System selbst nicht vorgelebt wird.
Warum scheitern so viele Implementierungen?
Das Hauptproblem liegt meist darin, dass wir vergessen, wer am Ende mit dem System arbeiten muss: eure Mitarbeiter an der Basis. Die Schweißer, die Dreher oder Fräser, Messtechniker, die Fertigungsleiter – sie sind es, die täglich mit den neuen Prozessen leben müssen. Wenn die nicht verstehen, WARUM sie jetzt plötzlich drei zusätzliche Formulare ausfüllen sollen, dann macht ihr euch keine Freunde. Mal ganz davon abgesehen dass allein durch 3 zusätzliche Dokumente außer der Nachverfolgbarkeit vermutlich nichts besser wird.
Die häufigsten Stolpersteine:
1. Top-Down ohne Bodenhaftung Managementsysteme werden im Elfenbeinturm entwickelt und dann „von oben verordnet“. Dabei vergisst man, dass die Mitarbeiter eigenständig in ihren Abteilungen und Teams an laufenden Verbesserungen in ihrem Verantwortungsbereich arbeiten könnten – wenn man sie denn lässt.
2. Fehlende Kommunikation des Nutzens „Das brauchen wir für die ISO“ ist keine Motivation. Eure Leute wollen wissen, wie ihnen das System den Arbeitsalltag erleichtern wird.
3. Zu viel Bürokratie, zu wenig Praxis Überspitzt gesagt, wenn für jeden Handgriff erst einmal drei Unterschriften nötig sind, dann stimmt schon generell etwas nicht.
KVP als Herzstück einer lebendigen Qualitätssicherung
Der kontinuierliche Verbesserungsprozess sollte nicht nur ein weiteres Akronym in eurem QM-Handbuch sein. Diese Methode muss von der Unternehmensführung gewollt und gefordert werden und bestenfalls sämtliche Mitarbeiter bei der Umsetzung beteiligen.
So macht ihr KVP richtig:
Kleine Schritte, große Wirkung Fangt nicht gleich mit der Revolution eurer gesamten Produktionslinie an. Beginnt mit den Dingen, die eure Mitarbeiter täglich ärgern. Der kaputte Drucker, der umständliche Arbeitsplatzwechsel, die unleserlichen Arbeitsanweisungen. Wenn ihr diese kleinen „Ärgernisse“ beseitigt, schafft ihr direkt Vertrauen in das System.
Bottom-Up statt Top-Down Eure Mitarbeiter wissen am besten, wo der Schuh drückt. Gebt ihnen die Werkzeuge und die Berechtigung, Verbesserungen selbst anzustoßen. Ein einfaches Verbesserungsvorschlagswesen, das auch tatsächlich zeitnah dann ernst genommen wird, wirkt Wunder.
Sichtbare Erfolge schaffen Macht Verbesserungen sichtbar! Ein Board mit „Vorher/Nachher“-Bildern, eingesparte Zeit oder reduzierte Fehlerquoten motivieren ungemein. Auch eine Prämie kann ein toller Motivationsschub sein, selbst aktiv weiter mit am KVP zu arbeiten.
Einen sehr schönen Artikel zu dem Thema gibt es auch bei qdsglobal.com, wenn ihr euch da weiter einlesen wollt. Dort wird auch der PDCA-Zyklus super beschrieben den wir in der Messtechnik als „messen, steuern, regeln“ kennen.
IT als Enabler, nicht als Bremse
Gerade in der industriellen Messtechnik ist IT oft der Schlüssel zum Erfolg – oder zum Frust. Moderne Qualitätssicherung ohne digitale Unterstützung? Praktisch unmöglich. Aber bitte macht nicht den Fehler, alles nur unnötig zu verkomplizieren.
IT-Integration mit Köpfchen:
Automatisierung der Routine
Messwerte automatisch erfassen, Trends visualisieren, Grenzwertüberschreitungen sofort melden – das ist sinnvolle Digitalisierung. Aber bitte nicht jeden Handgriff mit einem Tablet dokumentieren lassen, eure Mitarbeiter werden es euch danken, wenn Ihr ihnen Arbeit abnehmt oder euch hassen wenn sie zusätzlich noch einen Bürojob oben drauf bekommen.
Mobile Lösungen
Eure Mitarbeiter sind mobil, euer QM-System sollte es auch sein. Schnelle Erfassung von Abweichungen direkt am Entstehungsort spart Zeit und erhöht massiv die Datenqualität. Idealerweise arbeiten auch die IT und QM so Hand in Hand, dass der Messraum entlastet werden kann und dadurch auch die Produktion schneller an die benötigten Infos zum Nachstellen oder Werkzeugwechsel kommt. Win/Win!
Integration statt Insellösungen
Sorgt dafür, dass eure Systeme miteinander sprechen. Niemand hat Lust, dieselben Daten dreimal in verschiedene Systeme einzutippen. Industrie 4.0, anyone? Lasst euch dabei unbedingt auch direkt von eurer IT helfen, anstatt sofort nach externen Dienstleistern zu schreien, die Mädels und Jungs freuen sich wenn sie selbst was neues lernen können.
Hilfe anstatt Bremse:
Kein Remote Access
Ihr habt ein Problem an einem Messgerät, die IT-Vorgabe lässt aber generell keinerlei Zugriffe von außen zu? Das bedeutet dann schlimmstenfalls erst einmal Stillstand bis der Service-Techniker angerollt kommt um sich die Problematik vor Ort anzusehen. Lasst die IT im Vorfeld bereits sichere Zugangsmöglichkeiten etablieren, die dann bei Bedarf geöffnet werden.
eMail-Zugriff am Auswertesystem
Eure Mitarbeiter können Fehlermeldungen oder spezifische Fragen direkt mit dem Hersteller oder Vertrieb des Messgeräts klären, wenn entweder direkt am Messplatz oder zumindest in Reichweite ein Terminal mit eMail verfügbar ist. Selbst eine einfache Kontaktmöglichkeit per Telefon zum richtigen Ansprechpartner kann hier Wunder wirken.
Upload oder Download von Daten
Gefühlt ist in der Industrie, (insbesondere im DACH Raum nach meiner Erfahrung) kaum etwas besser abgesichert als die Möglichkeit Daten in ein Unternehmensnetzwerk oder aus dem Unternehmensnetz heraus zu bekommen. Grundsätzlich ist daran auch nichts verkehrt, bis eben zur Fehlerbehebung Daten ausgetauscht werden sollen. Etabliert hier unbedingt auch bereits im Vorfeld funktionierende Prozesse, das spart euch langfristig Kopfschmerztabletten.
Worst Case: Verantwortlicher nicht erreichbar
Nichts ist schlimmer als wenn derjenige, der als einziger die „Macht“ hat, einen Prozess anzuschieben gerade nicht im Haus ist. Solche Single Point of Failure sind einfach Dinge, die nicht passieren dürfen. Außerdem will sich im Nachgang dann auch niemand rechtfertigen müssen, warum Teile der Produktion über Zeitraum XY still standen. Sorgt für n+1 Redundanz!
ISO 9001 und ISO 27001: Gemeinsam stark
ISO 27001 legt den Fokus klar auf die IT-Sicherheit, während die ISO 9001 dafür bestimmt ist, die Qualität auf allen Ebenen zu verbessern. Jedes dieser Systeme hat also seinen spezifischen Fokus, aber das bedeutet nicht, dass sie getrennt betrachtet werden müssen.
Synergien nutzen:
Gemeinsame Risikobewertung Beide Standards verlangen Risikomanagement. Warum nicht zusammenlegen? Qualitätsrisiken und IT-Sicherheitsrisiken hängen oft genug sehr nah zusammen.
Einheitliche Dokumentenstruktur Mit der High Level Structure der ISO-Normen könnt ihr beide Systeme elegant integrieren, statt zwei parallele Bürokratien aufzubauen.
Gemeinsame Audits Interne Audits, die beide Standards abdecken, sparen euch langfristig auch Zeit und Ressourcen.
Praxistipp: So holt ihr eure Mitarbeiter ab – konkrete Umsetzung
1. Ehrliche Kommunikation – Der Kick-off, der ankommt
Das Minimum: Statt „Wir brauchen ISO 9001 für unsere Kunden“ sagt: „Wir wollen weniger Zeit mit der Suche nach Fehlern verbringen und mehr Zeit für die eigentliche Arbeit haben.“
Best Practice Beispiel: Organisiert eine Kick-off-Veranstaltung mit dem Titel „Was nervt euch täglich?“. Sammelt konkrete Ärgernisse wie:
- „Der Messplatz 3 ist immer unaufgeräumt“
- „Wir wissen nie, welche Kalibrierung aktuell ist“
- „Bei Schichtwechsel fehlen immer Informationen“
Das Ziel: Jeder Mitarbeiter soll verstehen: „Das QMS löst MEINE täglichen Probleme, nicht nur die der Geschäftsführung.“
Messbarer Erfolg: Nach 3 Monaten sollten 80% der Belegschaft mindestens einen konkreten Vorteil des neuen Systems benennen können.
2. Schulungen mit Praxisbezug – Lernen am echten Beispiel
Das Minimum: Verwendet eure eigenen Arbeitsplätze, Messgeräte und tatsächlichen Probleme statt PowerPoint-Folien.
Best Practice Beispiel – Die „5-Minuten-Schulung“:
- Nehmt ein konkretes Problem: „Messgerät XY zeigt unplausible Werte“
- Geht gemeinsam durch: Wie identifiziere ich das Problem? Wo dokumentiere ich es? Wen informiere ich?
- Lasst die Mitarbeiter das sofort an ihrem Arbeitsplatz ausprobieren
- Nächste Woche: Follow-up mit dem gleichen Team – „Was ist seit letzter Woche passiert?“
Konkrete Schulungsinhalte für Messtechnik:
- Statt: „Die ISO 9001 fordert Kalibrierungen“
- Besser: „Schaut, so erkennt ihr an unserem Kalibrieretikett, ob das Messgerät noch okay ist. Und hier tippt ihr es ins System ein – dauert 30 Sekunden.“
Das Ziel: Jeder Schulungsteilnehmer kann nach der Schulung mindestens eine Aufgabe aus seinem Arbeitsalltag mit dem neuen System erledigen.
Messbarer Erfolg: Moderne Trainingsmethoden und Praxisbeispiele unterstützen dabei, das Gelernte effektiv in die Praxis umzusetzen – prüft das durch konkrete Aufgaben 2 Wochen nach der Schulung.
3. Quick Wins schaffen – Sichtbare Erfolge in den ersten 30 Tagen
Das Minimum: Eine Verbesserung pro Monat, die jeder sehen und „anfassen“ kann.
Best Practice Beispiele aus der Messtechnik:
Quick Win 1 – Das „Messgerätechaos“ beenden:
- Vorher: Messgeräte liegen überall herum, Kalibriertermine sind unklar
- Nachher: Jeder Messplatz hat eine Übersicht: „Welches Gerät für welche Messung + Kalibriertermin“
- Zeitaufwand: 2 Wochen
- Sichtbarer Nutzen: „Ich finde sofort das richtige Messgerät und weiß, dass es kalibriert ist“
Quick Win 2 – Die „Schnittstellen-Info“:
- Problem: Mitarbeiter legen zu lange Arbeitswege zwischen Abteilungen, Lagern und Arbeitsplätzen zurück
- Lösung: Ein einfaches Board mit „Wer macht gerade was in welcher Schicht?“
- Nutzen: Weniger Nachfragen, weniger Wartezeiten
Quick Win 3 – Der „Fehler-Tracker“:
- Vorher: Reklamationen verschwinden im E-Mail-Chaos
- Nachher: Einfache Tafel „Diese Woche behoben“ mit Vorher/Nachher-Fotos
- Psychologischer Effekt: Erfolge werden sichtbar, Team-Gefühl entsteht
Das Ziel: In den ersten 90 Tagen sollten mindestens 3 sichtbare Verbesserungen umgesetzt sein, die direkt den Arbeitsalltag erleichtern.
4. Feedback-Kultur etablieren – Kritik als Verbesserungsmotor
Das Minimum: Ein fester Termin pro Monat, in dem jeder sagen darf, was nicht funktioniert – ohne Konsequenzen.
Best Practice – Das „Mecker-Board“ (nicht negativ gemeint!):
- Whiteboard im Pausenraum: „Was läuft noch nicht rund?“
- Regel: Jeder darf anonym Probleme aufschreiben
- Verpflichtung: Innerhalb von 2 Wochen gibt es eine Antwort oder Lösung
- Transparenz: Gelöste Probleme werden grün markiert, ungelöste bleiben rot
Konkrete Beispiele erfolgreicher Kritikkultur:
- Mitarbeiter beschwert sich: „Das neue Prüfprotokoll dauert zu lange“
- Falsche Reaktion: „Das brauchen wir so für die Norm“
- Richtige Reaktion: „Zeig mir mal, wo genau es hängt. Können wir das digitaler machen?“
KVP-Runden mit System: KVP Runden ermöglichen es der Belegschaft Ideen und Verbesserungsvorschläge ohne großen Aufwand zu adressieren
- Wöchentlich: 15 Minuten pro Team
- Regel: Mindestens ein Verbesserungsvorschlag wird besprochen
- Follow-up: Was ist aus dem Vorschlag der letzten Woche geworden?
Das Ziel: Mitarbeiter sind oft am besten geeignet, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren und umzusetzen – nutzt dieses Wissen systematisch.
Messbarer Erfolg: Pro Monat sollten zB. drei Verbesserungsvorschläge eingehen, von denen mindestens einer auch umgesetzt wird.
5. Führung vorleben – Glaubwürdigkeit durch Taten
Das Minimum: Das Management nutzt dieselben Tools und Prozesse wie alle anderen auch.
Best Practice Beispiele:
Der Chef mit dem Tablet: Wenn ihr ein digitales System für Abweichungen einführt, dann muss der Geschäftsführer (oder QMB) bei seinem Rundgang auch das Tablet dabei haben und seine Beobachtungen eintragen. Nichts demotiviert mehr als ein Chef, der sagt „Das ist uns wichtig“, aber selbst nicht mitmacht.
Management-Review als offenes Buch:
- Standard: Geschlossene Managementbesprechung über QMS-Kennzahlen
- Besser: Quartalspräsentation für alle Mitarbeiter: „Das haben wir erreicht, das sind unsere Ziele, dafür brauchen wir euch“
- Konkret: Zeigt echte Zahlen – Reklamationen, Durchlaufzeiten, Kundenzufriedenheit
Der „Management-Audit“: Lasst euch von euren Mitarbeitern auditieren!
- Frage: „Lebt unser Management nach den gleichen Regeln wie ihr?“
- Konkret: Führungskraft lässt sich zeigen, wie ein Verbesserungsvorschlag eingereicht wird – und reicht im Anschluss selbst einen ein
Das Ziel: Führung wird als authentisch wahrgenommen, nicht als „Wasser predigen, Wein trinken“.
Messbarer Erfolg: In anonymen Mitarbeiterbefragungen sollten mindestens 70% bestätigen: „Unsere Führung arbeitet mit den gleichen Prozessen wie wir.“
Messtechnik-spezifische Herausforderungen
In der industriellen Messtechnik haben wir besondere Anforderungen:
Messmittelmanagement
Die Norm verlangt, dass Messmittel in festgelegten Abständen kalibriert oder verifiziert sowie dies dokumentiert werden. Dies muss gegen internationale oder nationale Messnormale erfolgen, meist über DAkkS bzw. mittlerweile DKD / PTB zertifizierte Kalibrierlabore um die Rückführbarkeit zu gewährleisten.
Rückverfolgbarkeit
Jede Messung muss nachvollziehbar sein. Das System muss Kalibrierungen, Umgebungsbedingungen und Bediener automatisch erfassen.
Messkraftverwaltung
Wer hat wann welches Messgerät verwendet? Ein gutes System macht das transparent, ohne die Arbeit zu behindern.
Statistischer Ansatz
MSA (Measurement System Analysis) und SPC (Statistical Process Control) sind keine Selbstzwecker, sondern Werkzeuge zur Prozessverbesserung.
Erfolgsmessung: Woran erkennt ihr ein lebendiges QMS?
Ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem erkennt ihr daran, dass:
- Mitarbeiter freiwillig Verbesserungsvorschläge einreichen
- Abweichungen offen kommuniziert werden, ohne Angst vor „Bestrafung“
- Prozesse auch ohne Audit gelebt werden
- Die Führung regelmäßig nach dem System fragt und Interesse zeigt
- Messbare Verbesserungen entstehen (weniger Reklamationen, kürzere Durchlaufzeiten, höhere Kundenzufriedenheit)
Fazit: Qualität als Mindset, nicht als Pflichtprogramm
Am Ende des Tages ist Qualitätssicherung eine Frage der Unternehmenskultur. Ihr könnt die beste ISO-Zertifizierung der Welt haben – wenn eure Mitarbeiter nicht dahinterstehen, ist sie das Papier nicht wert, auf dem sie gedruckt ist.
Macht euch als QMB zur Aufgabe, nicht nur Auditor-konforme Systeme zu schaffen, sondern Systeme, die euren Mitarbeitern helfen, bessere Arbeit zu leisten. Systeme, die Probleme lösen, anstatt neue zu schaffen. Systeme, die lebendig sind und sich mit dem Unternehmen weiterentwickeln.
Denn am Ende wollen wir alle dasselbe: Produkte und Dienstleistungen, auf die wir stolz sind, zufriedene Kunden und ein Arbeitsumfeld, in dem sich Verbesserung natürlich anfühlt.
Dieser Artikel spiegelt meine persönlichen Erfahrungen als QMB in der industriellen Messtechnik wider. Jedes Unternehmen ist anders – aber die Grundprinzipien eines mitarbeiterorientierten QMS gelten überall.