Cosa rende un buon project manager?

Si tratta di una domanda che viene posta spesso e alla quale non esiste una risposta facile.

Gli innumerevoli libri, profili di competenza e standard che trattano l'argomento mostrano quanto c'è dietro. Ma prima di approfondire i dettagli, chiariamo brevemente perché una buona gestione del progetto è così importante in primo luogo.

Un progetto è fondamentalmente un progetto temporaneo per creare un prodotto o un servizio unico. Il compito del project manager è quello di pianificare, organizzare e controllare questo processo. A volte, ad esempio nella produzione o nello sviluppo del prodotto, questo è molto rigoroso. Nella consulenza aziendale, d'altra parte, le cose possono essere un po 'più destrutturate.

La necessità di buoni project manager diventa chiara quando si guardano i numeri, che, ad esempio, menzionano Digatus nel loro blog: Mancano ancora 30 % i progetti hanno i loro obiettivi originari e 40 % Fai saltare il tuo budget. In particolare, i progetti informatici registrano scarsi risultati in questo campo: sono in media 27 % al di sopra del budget previsto. Peggio ancora: Un progetto informatico su sei diventerà un "cigno nero", ossia un progetto che coinvolgerà 200 persone. % Costoso e 70 % Sarà completato più lentamente del previsto.

Un piccolo punto luminoso è che l'attenzione alla gestione del progetto paga.

I tassi di successo sono costantemente migliorati negli ultimi anni. Una ragione essenziale per questo è che combiniamo meglio i risultati della teoria e della pratica. Organizzazioni come questa Istituto di gestione dei progetti (PMI) il cui focus è chiaramente sulla teoria, IPMA con approcci comparabili ma più pratica (concentrata anche negli esami) sarebbe la più nota. Fornitori come PRINCE2 (popolare nell'area anglofona) di Axelos/PeopleCert, che probabilmente conosci di più in IT a causa di ITIL o anche del ISO-21500 riassumere questi risultati in standard, formarsi e rilasciare certificazioni, che costituiscono una base importante e una guida per una buona gestione del progetto.

Quando si tratta di ciò che un project manager dovrebbe essere in grado di fare, questi standard hanno da tempo smesso di concentrarsi esclusivamente su competenze puramente tecniche o metodologiche. Piuttosto, dividono le competenze in tre categorie. Secondo il Organismo di gestione del progetto (PMBOK) hanno bisogno di buoni project manager oltre che tecnici Know-how nella gestione dei progetti anche Capacità di leadership e la conoscenza in Strategia e gestione aziendale. Ma cosa significano esattamente questi punti e quanto sono importanti?

I tre pilastri del project management di successo

1. Gestione tecnica del progetto

Questa è la base assoluta, gli strumenti che ogni project manager deve padroneggiare per avere successo. Esso comprende il Conoscenza degli strumenti, tecniche e approcci. Si tratta di: obbiettivi definire, strutturare piani per creare e la bilancio Tienilo d'occhio. In un mondo sempre più complesso e competitivo, la gestione tecnica del progetto è la base. Non più della base.
Che tu cambi con il triangolo magico, quadrato o tra lineare e agile, sei sempre sulla stessa strada ibrida, perché il progetto richiede questo, se vuoi, è solo la tua cassetta degli attrezzi personale. Sta diventando sempre più importante che tu, come project manager, abbia anche altre competenze.

2. Capacità di leadership

Neudeutsch Leadership è la capacità di guidare, motivare e dirigere. Dietro di loro sono importanti Competenze trasversali, in che modo Negoziabilità, chiaro comunicazione, empatia La capacità di risolvere i problemi. Questo non è sorprendente, perché la gestione dei progetti è molto più di semplici numeri, tabelle e grafici.
Uno dei compiti principali è quello di rendere le persone motivare e cooperazione in materia di promuovere. Devi sapere come trattare con le parti interessate e rendere chiaro al tuo team istruzioni Non c'è bisogno di entrare nella micro-gestione. Un buon project manager proprietà e delegazione, ma continua a tenerlo panoramica.

Un esempio dalla pratica: Immagina di avere una squadra in cui tutti vogliono svolgere i loro compiti nel modo più indisturbato possibile. Un buon project manager assicura che ci siano solo poche riunioni brevi e ben strutturate che aggiungono davvero valore. Ascolta, media nei conflitti e crea un ambiente di lavoro in cui tutti si sentono al sicuro e sostenuti. Invece di farsi prendere dal panico, rimane calmo e sereno anche sotto pressione.

3. Strategia e gestione aziendale

Il terzo, ma non meno importante, pilastro è la comprensione della strategia e del modello di business del progetto o del cliente. Un buon project manager non solo padroneggia le basi ed è un leader, ha anche il Il grande tutto in vista. Può classificare gli eventi nel progetto e sa come influenzano gli obiettivi a lungo termine. Questa conoscenza è spesso indicata come Competenza nel settore indicato.

Un esempio dalla pratica: Conduci un progetto IT per introdurre un nuovo software. Un buon project manager non solo chiede i requisiti tecnici, ma anche come questo software contribuisce al modello di business del cliente. Capisce che non si tratta solo di funzionalità, ma anche di come il nuovo sistema aumenta la produttività, riduce i costi o apre nuove opportunità di business.

Facciamo qualche passo in più. In che modo gli strumenti e i metodi possono aiutarci a raggiungere questo obiettivo?

Il triangolo magico nella gestione dei progetti

Il Triangolo Magico, noto anche come Triangolo del Progetto o Triangolo di Ferro, è un Concetto di base nella gestione dei progetti. Visualizza i tre più importanti restrizioni (Dimensioni) che determinano ogni progetto: estensione, tempo e Costo/bilancio. Ognuna di queste dimensioni è interconnessa e un cambiamento nell'una influisce inevitabilmente sull'altra.

Le tre dimensioni

Ambito di applicazione: Definisce le caratteristiche, le funzioni e le attività esatte che devono essere eseguite nel progetto.
Tempo (tempo): Specifica il lasso di tempo disponibile per completare il progetto.
Costo/Bilancio (Costo/Bilancio): Si riferisce a tutte le risorse necessarie, comprese le risorse finanziarie, il lavoro e i materiali.

Il significato e l'applicazione

Il modello aiuta i project manager a comprendere e controllare i requisiti concorrenti di un progetto. Ad esempio, se il estensione Se un progetto deve essere ampliato, o più tempo e/o superiore bilancio Previsto per completare con successo il progetto. Se il tempo Se viene accorciato, il estensione Ridotto o questo bilancio aumentato per finanziare risorse aggiuntive.

Il compito principale di qualsiasi project manager è quello di trovare un sano equilibrio tra queste tre dimensioni. Il modello serve come promemoria visivo che le decisioni non possono mai essere prese in isolamento. L'uso efficace del triangolo magico richiede una comunicazione chiara con tutte le parti interessate, la fissazione di scadenze realistiche e il monitoraggio dei progressi del progetto in modo che gli adeguamenti possano essere effettuati in anticipo, se necessario.

Il triangolo magico può estendersi ad altre dimensioni come qualità oppure rischi essere ampliata per fornire un quadro più completo delle limitazioni effettive del progetto. Questo è poi noto anche come il quadrato magico, il quadrato del diavolo o, per i pragmatici, il "quadrato pratico".

Figure chiave del progetto (KPI) nella gestione del progetto

Abbiamo sì Ieri nell'articolo sulla MSR Dando un'occhiata più da vicino alle migliori pratiche, oggi le stiamo anche esaminando da questo punto di vista per la gestione, soprattutto quando si tratta di "regolamentare in modo appropriato".

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono fondamentali per misurare e controllare il successo, le prestazioni e lo stato di avanzamento di un progetto. Servono sia il project manager per il controllo operativo che il project controller per la valutazione dell'efficienza delle risorse e della redditività.

Aree importanti e cifre chiave

Le figure chiave possono essere suddivise in diverse aree, ognuna delle quali evidenzia diversi aspetti del progetto:

Ambito di applicazione e durata del progetto:
- Ambito di applicazione: Misure quali Bilancio (valore pianificato, fotovoltaico), risorse e Dimensione della squadra.
- Durata: Misurare la durata prevista ed effettiva del progetto in giorni, settimane o mesi. Importanti figure chiave sono Date di completamento (FEZ, SEZ) e traguardi.
Deviazioni e progressi:
- Deviazione dal programma (Varianza del programma, SV): Confronta i progressi con il programma pianificato. Una deviazione positiva significa che il progetto è in anticipo rispetto al programma.
- Variazione dei costi (CV): Confronta i costi effettivi con quelli pianificati.
- Grado di completamento: Percentuale di completamento del progetto.
- Indice di prestazione (CPI/SPI): Figure chiave come il Indice di prestazione di pianificazione (SPI = EV/PV) o il Indice di performance dei costi (CPI = EV/AC) fornire informazioni sull'efficienza in termini di tempi e costi.
Controllo del progetto:
- Controllo dell'estensione: Monitoraggio di Richieste di modifica e il Tasso di utilizzo del team, al fine di evitare un'estensione dell'ambito di applicazione del progetto (scope creep).
- Gestione del rischio: Figure chiave come il Valore di probabilità o il Valore di rischio contribuire a valutare i rischi e a prevederne l'impatto.
- Complessità e dimensioni: Per mezzo di matrici, possono Complessità (ComplexityScore) e il dimensione valutazione sistematica di un progetto (ad esempio classificazione A, B, C).
Risultati e prestazioni del team:
- Risultati del progetto: Misurare il successo attraverso metriche come Ritorno sull'investimento (ROI), soddisfazione o il Tasso di utilizzo della soluzione.
- Prestazioni della squadra: Revisione del Consegna puntuale, Frequenza di errore e Tasso di fluttuazione La squadra.
Obiettivi del progetto:
- Misurare il raggiungimento degli obiettivi attraverso il concreto Elementi da fornire (ad esempio prototipi, documenti, prodotti fisici) e Obiettivi prestazionali (ad esempio aumento delle vendite, riduzione dei costi, miglioramento della soddisfazione del cliente).

Metodi di bilancio e migliori pratiche nella gestione dei progetti

Spesso, tuttavia, non hai o almeno non hai abbastanza numeri esatti con cui lavorare in anticipo. Questo può avere ragioni diverse, ma alla fine si riduce sempre a una "migliore ipotesi istruita". Questa stima più efficace del budget del progetto è cruciale per il successo del progetto. Esistono diverse tecniche che possono essere applicate a seconda della fase del progetto e delle informazioni disponibili.

5 Tecniche per la stima del budget del progetto

Stima dall'alto verso il basso:
- Metodo: Si inizia con un budget totale predeterminato e lo si divide dall'alto verso il basso nelle singole fasi e attività del progetto.
- Benefici: Molto veloce, utile nelle prime fasi di progetto per verificare la fattibilità di un budget cliente.
- Svantaggi: Molto imprecisa, in quanto la stima non si basa su analisi dettagliate dei compiti.
Stima analogica:
- Metodo: Stimare il bilancio in base al costo di progetti analoghi già completati.
- Benefici: Veloce e facile, richiede informazioni limitate sul progetto.
- Svantaggi: Impreciso, perché i progetti raramente sono esattamente gli stessi. Il metodo dipende in larga misura dalla qualità e dalla pertinenza dei dati storici.
Stima parametrica:
- Metodo: Utilizza i dati dei progetti precedenti e le relazioni statistiche tra le variabili (ad esempio i costi unitari) per estrapolare il bilancio per il progetto corrente.
- Benefici: Più accurato della stima analogica, in quanto utilizza dati quantitativi.
- Svantaggi: Richiede punti di misurazione ben definiti e dati storici affidabili, che sono spesso difficili da trovare nei progetti digitali.
Stima in tre punti:
- Metodo: Calcola la media da tre scenari: Caso migliore, Caso peggiore e Caso più probabile.
- Formula: (Miglior caso + Caso peggiore + Caso più probabile) / 3 = Stima prevista.
- Benefici: Riduce il rischio tenendo conto delle incertezze e fornisce una stima più realistica.
- Svantaggi: Più dispendioso in termini di tempo rispetto a metodi di stima più semplici.
Stima dal basso verso l'alto (dal basso verso l'alto):
- Metodo: Il progetto è suddiviso nelle sue attività più piccole (spesso utilizzando un piano di struttura del progetto), ogni attività è stimata individualmente e le somme vengono sommate per ottenere il budget totale.
- Benefici: Molto preciso e dettagliato, consente un robusto monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto e del budget.
- Svantaggi: Dispendioso in termini di tempo, può essere applicato solo se tutti i dettagli del progetto sono noti e può portare a stime dei costi più elevate.

La scelta del metodo giusto dipende fortemente dalla fase del progetto. Mentre Dall'alto verso il basso e Stime analoghe sono ideali per le fasi iniziali per ottenere una rapida panoramica, sono adatti Tre punti e Stime dal basso verso l'alto migliore per la fase di pianificazione dettagliata, che riguarda l'accuratezza.

Dove siamo già con i metodi, ovviamente, non deve mancare una panoramica dei metodi PM comuni stabiliti. Che sia classico, agile o ibrido, la scelta dell'approccio può anche essere decisiva per il successo, a seconda del progetto.

Confronto di alcuni metodi di gestione dei progetti

I metodi di gestione del progetto sono strumenti e approcci per raggiungere gli obiettivi del progetto. Possono essere suddivisi in tre categorie principali: classico, agiles e Gestione di progetti ibridi. La scelta del metodo giusto dipende fortemente dai requisiti del progetto, dalla complessità e dalle competenze del team.

Metodi classici

Questi metodi sono lineari e fortemente orientati alla pianificazione. L'attenzione si concentra sulla pre-pianificazione dettagliata, con l'intero progetto pianificato dall'inizio alla fine. Sono particolarmente adatti per progetti con requisiti stabili e alta affidabilità di pianificazione.

metodo	descrizione	Punti di forza	Adatto per
cascata	Elaborazione lineare e sequenziale delle fasi del progetto (come in una cascata). Una fase non inizia fino al completamento di quella precedente.	Elevata affidabilità di pianificazione, struttura chiara.	Progetti con compiti costanti in cui i requisiti sono stabili.
Modello a V	Lineare come il modello a cascata, ma con fasi di test di accompagnamento per ogni fase di sviluppo per rilevare gli errori in una fase iniziale.	Riduce gli errori attraverso rigorose fasi di test, struttura semplice.	Sviluppo di software e progetti con requisiti di alta qualità (ad esempio tecnologia medica).
SixSigma	Utilizza metodi statistici per l'ottimizzazione dei processi e la riduzione degli errori per aumentare la qualità.	Migliora la qualità in modo misurabile.	Grandi aziende in settori in cui i risultati misurabili e l'alta qualità sono fondamentali.
Analisi delle tendenze di Milestone	Monitora lo stato di avanzamento del progetto rivedendo regolarmente le tappe intermedie al fine di rilevare le deviazioni in tempo in una fase precoce.	Facile da identificare e controllare i ritardi nel programma.	Progetti con bassa complessità e processi prevedibili e sequenziali.
Percorso critico/catena critica	Si concentra su attività di pianificazione, tempo e risorse per creare programmi realistici e aumentare la produttività.	Aumenta l'efficienza e la produttività, identifica le strozzature critiche.	Progetti meno complessi con team di medie dimensioni che vogliono aumentare la loro efficienza.

Metodi agili

Gli approcci agili sono flessibili, iterativi e reattivi. Sono ideali per progetti con requisiti che cambiano frequentemente e alta complessità mentre lavorano passo dopo passo verso l'obiettivo finale.

metodo	descrizione	Punti di forza	Adatto per
Scrum	Sviluppo iterativo in cicli brevi (sprint). Gli obiettivi vengono rivalutati e regolati dopo ogni sprint. Uno Scrum Master guida la squadra.	Elevata flessibilità e adattabilità. Incoraggia la creatività e il lavoro di squadra.	Progetti con parametri sconosciuti e frequenti cambiamenti, ad esempio nello sviluppo del prodotto.
Kanban	Visualizzazione delle attività su una scheda con colonne come "Fare", "Fare" e "Fatto". Promuove la trasparenza e l'auto-responsabilità.	Elevata trasparenza, aumenta la produttività e consente reazioni rapide.	Squadre che lavorano in modo indipendente e vogliono monitorare visivamente i loro progressi.
magra	Si concentra sulla creazione di valore aggiunto per il cliente con uno spreco minimo di risorse (tempo, denaro, materiale).	L'alta efficienza, il risparmio di risorse, porta alla gestione snella dei progetti.	Progetti in cui l'efficienza e l'uso economico delle risorse sono fondamentali.
XP (programmazione estrema)	Si concentra sulla risoluzione rapida delle attività di programmazione attraverso una comunicazione aperta e un feedback rapido.	Molto veloce, adattabile alle esigenze del cliente.	Progetti individuali in cui la velocità è importante, specialmente nello sviluppo di software.
Pensiero progettuale	Un approccio creativo e orientato all'utente per risolvere problemi complessi. Il processo include la comprensione, l'osservazione, la definizione della prospettiva, la ricerca di idee, lo sviluppo di prototipi e test.	Promuove l'innovazione e la creatività, l'elevato orientamento all'utente, risolve problemi complessi e poco chiari.	Progetti che si concentrano sullo sviluppo di nuovi prodotti, servizi o modelli di business e le esigenze degli utenti.

Gestione di progetti ibridi

Questi approcci combinano elementi di metodi classici e agili per utilizzare i rispettivi punti di forza. Sono ideali per progetti complessi che richiedono sia sicurezza di pianificazione che flessibilità. Ne sono un esempio: Scrumban (combinazione di Scrum e Kanban), la combinazione di Lean e SixSigma o l'integrazione di sprint agili in una classica struttura a cascata. (caso Water Scrum)
In Personio Puoi anche guardare i singoli metodi presentati (e altro) in dettaglio. Chi vuole saperne di più sui modelli ibridi E' meglio fermarsi qui.

A proposito, troverai anche maggiori dettagli / strumenti su pagine come il blog di Laos GmbH oppure anche su projectfacts.de. Una considerazione speciale dovrebbe sempre essere sul budget, qui ti aiuta ad esempio una pagina come thedigitalprojectmanager.com.

L'uso e l'analisi coerenti di questi strumenti, delle figure chiave e dell'esperienza consentono di misurare continuamente il corso del progetto, prendendo così decisioni informate per guidare, adeguare se necessario e quindi garantire il successo del progetto. Forniscono una base oggettiva per la valutazione e la gestione del progetto e aiutano anche a pianificare e accompagnare meglio i progetti futuri.

Personalmente, sono un grande amico del project management classico, ma non voglio essere frainteso, perché anche con un approccio classico puoi trovarti rapidamente in un ambiente ibrido, perché anche lì devi adattarti alle specifiche modificate o alla pianificazione adattiva, seguire ed essere in grado di adattarti ripetutamente per raggiungere il "quadro generale" come obiettivo.

Con tutti gli strumenti o metodi tecnici, come già accennato in precedenza, c'è l'altro settore, ma lo esaminerò in dettaglio la prossima settimana: Nella gestione del progetto, il vostro Competenze trasversali Particolarmente apprezzato. Perché?
Molto semplicemente: Un progetto spesso coinvolge persone che lavorano insieme solo temporaneamente. Il lavoro di squadra è fondamentale qui. I progetti raggiungono i loro obiettivi quando i dipendenti possono comunicare con successo tra loro, sostenersi a vicenda, motivarsi a vicenda e superare i conflitti insieme.
Strumenti/metodi e hard skills garantiscono competenza e correttezza nel progetto. Le soft skills assicurano che tutto funzioni senza intoppi. Questo è solo uno dei tanti esempi che mostrano perché sempre più persone e aziende si stanno rendendo conto che le soft skills sono fondamentali per il successo.

conclusione

Competenza e competenza metodologica sono naturalmente la base per gestire con successo i progetti. Toolkit come MSR, KPI o Magic Triangle ti aiutano a prendere le decisioni giuste sulla base di dati fondati.

Ma ciò che contraddistingue un project manager davvero bravo sono, soprattutto, le soft skills come la sua Capacità di gestione e Qualità di leadership. Questo include sicuramente un certo serenità, Assicurazione di sé La capacità di comunicare in modo chiaro e aperto. Anche un Mediatore empatico È bello essere lì perché ti muovi costantemente tra le sedie. Torniamo all'ultimo punto: L'ultimo avversario è autoriflessione e la capacità Imparare dai propri errori.

Questo pacchetto non è collocato nella culla di nessuno. Si sviluppa attraverso l'esperienza, la formazione e la volontà di diventare un po 'meglio ogni giorno. Ciao KVP ??