Oggi vi presento alcuni altri che si concentrano sulla produttività in modi diversi e in parti. I due sono già il Blog trattati in dettaglio striscia.
Ciao ancora a tutti i giocolieri di produttività là fuori!
Li conosciamo tutti: il Tecnica del Pomodoro con i loro intervalli di 25 minuti e il Regola 90-90-1, All'inizio della giornata, ci concentriamo sul nostro compito più importante. Ma cosa succede se questi metodi collaudati non si adattano perfettamente al tuo flusso di lavoro o vuoi solo provare qualcosa di nuovo? Non preoccuparti, il mondo degli strumenti di produttività è enorme e offre una pletora di eccitanti alternative che aspettano solo di essere scoperte da te!
Metodo 52-17 | Matrice di Eisenhower | Blocco del tempo | Eat-the-Frog | Fare le cose | Flowmodoro e Pomodoro inverso | Metodo di Ivy Lee
Il metodo 52-17:
Il ritmo della massima concentrazione
Il metodo 52-17 è meno noto del Pomodoro, ma estremamente efficace per molte persone. Si basa sull'idea che il nostro intervallo di concentrazione non è infinito e le pause sono cruciali per prevenire l'affaticamento e mantenere le prestazioni cognitive.
Come funziona: Stai lavorando 52 minuti Altamente focalizzato su un singolo compito. Durante questo periodo, dovresti concentrarti completamente sul tuo lavoro e ridurre al minimo le distrazioni.
Poi ne fai uno 17 minuti di pausa. Questa pausa più lunga ti consente di recuperare davvero, sia facendo una breve passeggiata, facendo un tè o semplicemente allontanandoti dallo schermo.
Benefici:
- Scientificamente valido: Gli studi suggeriscono che questo ritmo è ottimale per molte persone per mantenere la concentrazione.
- Promuovere un lavoro approfondito: Le fasi di lavoro più lunghe di 52 minuti possono aiutarti a immergerti in profondità in compiti complessi e raggiungere lo "stato di flusso".
- Energia sostenibile: Le generose pause di 17 minuti ti impediscono di bruciare rapidamente e ti aiutano a rimanere produttivo durante il giorno.
- Meno interruzioni: Rispetto agli intervalli Pomodoro più brevi, ci sono meno transizioni tra lavoro e riposo, che possono facilitare la messa a fuoco.
Ideale per: Compiti che richiedono una concentrazione più lunga e ininterrotta, come la scrittura, la programmazione, l'analisi dettagliata o la creazione di concetti.
Il Matrice di Eisenhower:
Dare priorità alle attività in modo corretto
La Matrice di Eisenhower, nota anche come Principio di Eisenhower o Matrice Importante Urgente, è un potente strumento per dare priorità ai compiti. È stato sviluppato dall'ex presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, noto per essere estremamente produttivo. La matrice ti aiuta a dividere i tuoi compiti in quattro quadranti in base alla loro urgenza e importanza.
I quattro quadranti:
- Importante & Urgente (Tun): Questi compiti sono fondamentali e devono essere completati immediatamente. Spesso sono le crisi, le scadenze ravvicinate o i problemi che richiedono un'azione immediata.
- Esempio: Un reclamo del cliente che richiede un'attenzione immediata; Una scadenza che scade oggi.
- Esempio: Un reclamo del cliente che richiede un'attenzione immediata; Una scadenza che scade oggi.
- Importante & Non urgente (pianificazione): Questi sono i compiti strategici che creano valore a lungo termine. Sono importanti per i tuoi obiettivi, ma non hanno una scadenza immediata.
- Esempio: Pianificazione del progetto a lungo termine, espansione delle competenze, costruzione di relazioni. Questi sono i compiti su cui dovresti pianificare e lavorare regolarmente per evitare crisi nel primo quadrante.
- Esempio: Pianificazione del progetto a lungo termine, espansione delle competenze, costruzione di relazioni. Questi sono i compiti su cui dovresti pianificare e lavorare regolarmente per evitare crisi nel primo quadrante.
- Non importante & Urgente (Delegato): Questi compiti richiedono un'attenzione immediata, ma non contribuiscono direttamente ai tuoi obiettivi principali.
- Esempio: Alcune chiamate, e-mail non richieste, alcune riunioni. Cerca di delegare questi compiti o di eseguirli nel modo più efficiente possibile.
- Esempio: Alcune chiamate, e-mail non richieste, alcune riunioni. Cerca di delegare questi compiti o di eseguirli nel modo più efficiente possibile.
- Non importante & Non urgente (eliminare): Questi compiti sono distrazioni e dovrebbero essere evitati o notevolmente ridotti.
- Esempio: Scorrimento non necessario sui social media, alcune attività di routine che potrebbero essere automatizzate.
Benefici:
- Chiarezza: Ottieni una panoramica immediata di quali compiti meritano davvero la tua attenzione.
- Concentrati sugli elementi essenziali: Ti aiuta a concentrarti sulle attività importanti (e spesso non urgenti) che portano il massimo successo a lungo termine.
- Riduzione dello stress: Meno la sensazione di essere sopraffatti da cose urgenti ma non importanti.
- Decisioni migliori: Ti aiuta a decidere cosa fare, pianificare, delegare o eliminare.
Ideale per: Chiunque lotti con una travolgente lista di cose da fare e lotti per stabilire le priorità. Particolarmente utile per manager e project manager.
Blocco del tempo (Blocco del tempo):
La tua giornata come master plan
Il blocco del tempo è una tecnica di produttività in cui dividi la tua giornata in blocchi temporali fissi e assegna un'attività o un'attività specifica a ciascun blocco. È fondamentalmente un programma molto dettagliato che ti aiuta a fare un uso consapevole del tuo tempo ed evitare la procrastinazione.
Come funziona: Prendi il tuo calendario (digitale o fisico) e inserisci non solo gli appuntamenti, ma anche le tue attività lavorative. Ad esempio:
- dalle 9.00 alle 10.30: Tempo di messa a fuoco: Progetto X – Sviluppo concettuale
- dalle 10:30 alle 11:00: E-mail e comunicazioni
- dalle 11:00 alle 12:30: Riunione Y
- 13:30 – 15:00: Lavori approfonditi: Scrivi il rapporto Z
Benefici:
- Struttura e controllo: Hai una visione chiara della tua giornata e ti senti meno "guidato".
- Riduzione della distrazione: Dal momento che ogni volta serve a uno scopo, sei meno incline a lasciarti sedurre dai social media o da altre distrazioni.
- Pianificazione realistica: Puoi vedere esattamente quanto tempo hai a disposizione per determinate attività e adattare le tue aspettative di conseguenza.
- batching delle attività: Attività simili (ad esempio rispondere alle e-mail, effettuare chiamate) possono essere raggruppate in un unico blocco, che è più efficiente.
- Visibilità delle lacune: Ti rendi conto rapidamente dove hai ancora tempo o dove hai pianificato troppo.
Ideale per: Le persone che tendono a procrastinare, vogliono strutturare meglio la loro giornata o sentono che il loro tempo scorre tra le dita. Ottimo anche per liberi professionisti e lavoratori autonomi.
Mangiare la rana tecnica:
La rana deve prima!
Questo metodo è stato sviluppato da Brian Tracy in Il suo libro Eat That Frog!"ha reso popolare ed è molto semplice, ma psicologicamente molto efficace. Basato su una citazione di Mark Twain:
"Mangia una rana viva ogni mattina e non ti succederà nulla di peggio per tutto il giorno."
Come funziona: Alla fine della giornata o al mattino, identifica il tuo Compito più importante e/o spiacevole del giorno – questa è la vostra "rana". Inizia la tua giornata di lavoro completando prima questa attività, anche prima di affrontare e-mail, messaggi o altre cose minori.
Benefici:
- Successo immediato: Avendo fatto il compito più difficile della giornata presto vi darà un enorme senso di sollievo e di successo.
- Motivazione per il resto della giornata: Il resto della giornata sembra più facile poiché l'ostacolo più grande è già stato superato.
- Evitare la procrastinazione: Sfuggite alla tentazione di spingere il compito spiacevole sempre più avanti a voi.
- Concentrati sui più importanti: Questo metodo ti costringe a diventare consapevole di ciò che conta davvero nella giornata, anche prima di entrare nell'idromassaggio della vita quotidiana.
Ideale per: Chiunque tenda a rimandare compiti importanti ma impopolari, o che abbia bisogno di un forte inizio di giornata per rimanere motivato.
GTD (Ottenere le cose fatte):
Il sistema di chiarezza mentale
GTD; Sviluppato da David Allen, Non è un semplice trucco, ma un sistema olistico per la produttività personale. Mira a liberare la testa da tutti i pensieri e i compiti inspiegabili catturandoli e organizzandoli in un sistema affidabile. Il risultato è la chiarezza mentale e la capacità di concentrarsi su ciò che è importante in questo momento.
I cinque passaggi chiave di GTD:
- Cattura: Raccogli tutto ciò che attira la tua attenzione (idee, compiti, impegni, preoccupazioni) in una casella di posta elettronica. Può essere fisico o digitale.
- Chiarire: Passa attraverso le tue cose catturate e decidi cosa significano. È un compito? Un progetto? Un'informazione di riferimento? Se si tratta di un compito, qual è il prossimo passo concreto?
- Organizzare (organizzare): Metti le cose chiarite nel posto giusto. Questi potrebbero essere elenchi di progetti, elenchi "Passi successivi", un elenco di calendari per gli appuntamenti o un elenco "Aspetta".
- Riflettere (riflettere): Controlla regolarmente le tue liste e il tuo sistema (giornaliero, settimanale). Questo mantiene il tuo sistema aggiornato e ti aiuta a tenere traccia.
- Impegno (impegno): Fate il lavoro! Sulla base della tua chiarezza e organizzazione, prendi decisioni consapevoli su cosa fare dopo.
Benefici:
- Scarico mentale: La tua testa non è più la memoria per tutti i loop aperti.
- Controllo e panoramica: Sai esattamente cosa fare e dove ti trovi.
- Riduzione dello stress: Meno di una sensazione di dimenticare qualcosa di importante.
- Efficace definizione delle priorità: La struttura chiara ti consente di concentrarti sulle cose giuste.
- Adattabilità: Il sistema è flessibile e si adatta a diversi stili di vita e di lavoro.
Ideale per: Chiunque si senta sopraffatto dalla quantità di informazioni, compiti e obblighi e cerchi un sistema completo per portare ordine e chiarezza nella propria vita.
Altri approcci innovativi: Flowmodoro e tecnica del pomodoro inverso o Ivy-Lee
Il mondo della produttività è costantemente in movimento e emergono costantemente interessanti variazioni di metodi consolidati:
- Tecnica di Flowmodoro: Questo è un ulteriore sviluppo della tecnica del Pomodoro. Invece di attenersi rigidamente agli intervalli di 25 minuti, lavori qui finché sei nel "flusso", ossia altamente concentrato e indisturbato. Solo quando noti che la tua concentrazione sta diminuendo o hai bisogno di una pausa, prendi questa pausa.
L'obiettivo è quello di non interrompere artificialmente lo stato di massima produttività.
Vantaggio: Massimizza il tempo di flusso e si adatta al tuo range di concentrazione naturale. - Tecnica del Pomodoro inverso: Qui si capovolge il principio: Le pause sono più lunghe delle fasi di lavoro (ad esempio 15 minuti di lavoro, 30 minuti di pausa). Questo può sembrare controproducente, ma può essere molto utile per alcuni compiti creativi o professioni che richiedono molto pensiero e incubazione.
Spesso le idee migliori sorgono nelle fasi di rilassamento.
Vantaggio: Promuove il pensiero creativo, ideale per "pensare" e quando si è facilmente sovrastimolati. - Metodo di Ivy Lee: Il metodo Ivy Lee è un semplice strumento di gestione del tempo che ti aiuta a concentrarti sui compiti più importanti e diventare più produttivo. Alla fine di ogni giornata lavorativa, scrivi i sei compiti più importanti per il giorno successivo e dai loro priorità. Il giorno successivo si lavora sui compiti uno dopo l'altro, a partire da quello più importante, concentrandosi completamente sul rispettivo compito. Le attività incompiute verranno spostate nell'elenco del giorno successivo.
Benefici: - Previene l'affaticamento decisionale: Hai già un piano per il giorno successivo la sera, che ti aiuta a iniziare la giornata concentrata.
- La concentrazione promuove: Concentrandoti su un compito alla volta, puoi ridurre al minimo le distrazioni e aumentare la concentrazione.
- Sovraccarico ridotto: Limitarsi a sei compiti ti aiuterà a creare una pianificazione realistica ed evitare sovraccarichi.
- Aumenta la motivazione: Controllare le attività completate può creare un senso di soddisfazione e motivazione.
Quindi ci sono molti modi per diventare più produttivi e il modo migliore è quello più adatto a te e ai tuoi compiti attuali. Siate aperti alla sperimentazione e non abbiate paura di provare e adattare metodi diversi. Il viaggio verso una migliore produttività è un processo continuo di apprendimento e ottimizzazione!
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