Gli uomini grigi in ufficio: Ladri di tempo e come esporli

In concomitanza con l'uscita cinematografica di "Momo" il 2 ottobre, ho dovuto pensare ai signori grigi: Quelle figure spettrali che rubano il tempo alla gente.

E onestamente? Nel nostro lavoro quotidiano, in realtà esistono: I ladri del tempo. Forse non come figure raccapriccianti in abiti grigi, ma come abitudini, disturbi e distrazioni che ci privano di ore preziose ogni giorno.

Proprio come il piccolo momo che si oppone ai ladri del tempo, anche noi possiamo imparare a proteggere il nostro tempo. Ecco perché ho messo insieme i 7 ladri di tempo più comuni nella vita quotidiana dell'ufficio per te e ti mostro come esporli e allontanarli passo dopo passo.

Ma prima di entrare nell'argomento, ecco l'attuale trailer del film. Non lasciarti scoraggiare dall'uscita da 6 anni, il film è davvero ben fatto e qualcosa per gli adulti.

Il terrore telefonico: Quando ogni anello diventa un'interruzione

Lo sai questo? Il telefono squilla, e come nel riflesso si decolla. Il tuo lavoro concentrato viene interrotto, la conversazione si trascina e dopo devi trovare faticosamente la strada per tornare al tuo compito. Questa volta il ladro è particolarmente insidioso perché si traveste da "importante".

Così lo scacci via:

• La casella di posta vocale come un'ora silenziosa: Attiva la cassetta postale se hai bisogno di lavorare concentrato e passare il telefono in silenzio! Altrimenti, il ronzio ti infastidirà comunque.
• Servizio telefonico nel team: Ruota nella cerchia dei colleghi. Uno prende tutte le chiamate per alcune ore, gli altri possono lavorare indisturbati.
• Il modulo di nota telefonica: Creare un modello con tutti i punti importanti. Questo ti aiuta a fare chiamate strutturate e veloci.
• Raggiungi direttamente il punto: Evita le trappole per chiacchiere come "Com'è stata la tua vacanza?" Fai la stessa domanda: "Cosa posso fare per te?"

La trappola "Hab-mal-short-time": Visitatori senza preavviso come ladro del tempo

"Mi preoccupo?" + "Hai un minuto?" Queste domande apparentemente innocue sono la copertura di uno dei più grandi ladri di tempo di sempre. Perché un minuto si trasforma rapidamente in dieci, e dopo ci vuole tre volte più tempo per tornare alla concentrazione.

Ecco come si impostano i confini:

• Appuntamento invece di visita spontanea: "Questo pomeriggio ho 15 minuti alle 14:30. Ti sta bene?" In questo modo dimostri di prendere sul serio la questione, ma di strutturare il tuo tempo.
• Comunicare il termine: "Devo tenere una presentazione alle ore 10.00. Possiamo discuterne in 15 minuti?"
• Vai dal tuo collega: "Sarò pronto tra dieci minuti e poi verrò da te." Il vantaggio? È più facile andarsene che complimentarsi con qualcuno nel tuo ufficio.
• I blocchi di tempo a porte aperte: Come leader: Combina il principio della porta aperta con fasce orarie fisse (ad esempio dalle 10 alle 15) e consente di assegnare scadenze brevi. Quindi rimani accessibile, ma pianificabile.

La maratona di incontri: Quando le riunioni diventano una perdita di tempo

Le riunioni sono importanti. Ma sii onesto: Quanti di loro sono veramente produttivi? Gli studi dimostrano che circa la metà di tutti gli incontri sono percepiti come una perdita di tempo. Non deve esserlo per forza!

Come rendere efficienti le riunioni:

• Meno è di più: Hai davvero bisogno di un incontro? O è sufficiente un breve promemoria, una e-mail o una telefonata?
• Preparazione accurata: Crea un ordine del giorno con i tempi per punto. Determina dove le discussioni sono consentite e dove non lo sono. Distribuire l'agenda in anticipo in modo che tutti possano prepararsi.
• Invita solo le persone giuste: Invita solo le persone che hanno davvero a cuore l'argomento.
• I partecipanti possono essere licenziati: Taglia l'agenda ai diversi partecipanti. Dopo i "loro" punti, possono andarsene.
• Inizio e fine in tempo: Troppo tardi? Sfortunato, poi chiedi più tardi. La fine della riunione è la fine della riunione, anche se i punti sono ancora aperti. Sono all'ordine del giorno successivo. Ognuno ha pianificato il proprio tempo di conseguenza, e tu lo rispetti.

La valanga di email: Quando la posta in arrivo non si sente mai vuota

Ping! Una nuova e-mail. Ping! Un altro. Il flusso costante di notizie è come un moderno gentiluomo grigio che ruba il tuo tempo in piccoli morsi. Ogni interruzione costa concentrazione ed energia.

Ecco come fermare l'alluvione:

• Disattiva le notifiche: Disattiva completamente la visualizzazione automatica delle nuove e-mail. Decidi tu quando cercare, non la tua casella di posta elettronica.
• La regola del tre volte al giorno: Apri la tua casella di posta elettronica solo tre volte al giorno. Meglio nei momenti in cui la concentrazione diminuisce comunque (ad esempio prima della pausa pranzo, dopo pranzo, prima del lavoro).
• Raggruppamento di e-mail: Raccogli tutti i messaggi che vuoi inviare e inviali nelle tue tre fasce orarie di posta elettronica.

Il caos della comunicazione: Quando le incomprensioni ti costano tempo prezioso

«Pensavo intendessi...» + «Non capivo che...» Le incomprensioni sono costose. Non solo perché la conversazione originale richiede tempo, ma perché devi correggere scrupolosamente gli errori risultanti in seguito.

Questo è il modo in cui comunichi chiaramente:

• Definisci chiaramente: Breve, croccante, concreto. Qual è la tua preoccupazione? Cosa succederà? Fino a quando?
• Leggi il linguaggio del corpo: Essere consapevoli dei segnali non verbali. Spesso il linguaggio del corpo della tua controparte mostra già che qualcosa non è arrivato.
• Richiedi ulteriori domande: "Va bene?" non basta. Chiedere di ripetere brevemente ciò che è stato discusso. Questo non è controllo, ma garanzia di qualità per entrambi.

La montagna scrivania: Quando il caos divora il tuo tempo

Documenti impilati, fogli di carta ovunque, tre tazze di caffè della scorsa settimana - e da qualche parte sotto che deve essere un pezzo di carta importante ... Una scrivania caotica è un mangiatore di tempo per eccellenza. Ogni ricerca costa minuti preziosi.

Ecco come si crea l'ordine:

• Vietare l'inutile: Tutto ciò di cui non hai bisogno ogni giorno appartiene a cassetti o scaffali. La scrivania è la tua cabina di pilotaggio: rimangono solo le nude necessità.
• Configura gli appunti: Per documenti di cui non hai bisogno in questo momento, ma che non puoi ancora mettere giù per sempre.
• Sviluppare un sistema: Trova un sistema di archiviazione adatto a te e utilizzalo in modo coerente. Digitale o analogico, la cosa principale è che funziona per te.

Mancanza di informazioni: Se devi sempre aspettare i dati

Niente è più frustrante che scoprire nel bel mezzo di un compito che ti mancano informazioni importanti. Il lavoro si ferma, devi interrompere, agganciare, aspettare...

Questo è il modo in cui mantieni il flusso delle tue informazioni:

• Delineare i compiti: Fai un breve piano prima dell'inizio del progetto. Di quali informazioni hai bisogno quando?
• Chiarire le responsabilità: Chi ottiene quali informazioni? Mettilo in squadra.
• Fissare scadenze (con riserva): Se hai bisogno di informazioni da altri, fissa scadenze chiare, ma crea tempi cuscinetto. Se qualcuno non consegna, hai ancora tempo per una seconda richiesta senza panico.

Il tuo tempo è tuo!

Proprio come Momo aiuta le persone a recuperare il loro tempo, anche tu puoi imparare ad essere più consapevole della tua risorsa più preziosa. Gli uomini grigi nella tua vita d'ufficio potrebbero non essere così ovvi come nella storia di Michael Ende, ma sono altrettanto reali.

Il trucco non è quello di essere perfetti o combattere tutti i ladri di tempo in una sola volta. Si chiamano anche stronzate. Quindi scegline uno o due che sono particolarmente fastidiosi per te e inizia da lì. Sviluppa la tua strategia personale, prova diverse soluzioni, adattale alla tua situazione.

Perché alla fine, non si tratta di lavorare di più, si tratta di avere tempo per ciò che conta davvero. Al lavoro e nella vita.