Agile qui, agile là, deve essere così? Non preoccuparti, ti spiegherò quando la gestione agile dei processi ha davvero senso e quando è meglio attenersi ai metodi classici.
Va bene, proprio nel titolo il primo punto interrogativo sopra la mia testa. Chi o cosa è VUCA? Ok, cominciamo da li'.
Il mondo VUCA: Perché tutto è diventato più complicato
Immaginate di pianificare un viaggio su strada con una mappa del 1990. Non funziona più, vero? Lo stesso vale per i nostri processi aziendali. Viviamo nel mondo VUCA:
- Volatilità o Volatiltà: (Instabilità) Tutto cambia continuamente
- Usicurezza e/o Ucertezza: Cosa succede domani, nessuno lo sa così bene
- Komplexity o Complexity: Tutto è legato a tutto
- Aambiguità o Aambiguità: Le stesse informazioni sono interpretate in modo diverso
Il classico principio "pianificalo, fallo, controllalo, agisci su di esso" (ciclo PDCA) raggiunge talvolta i suoi limiti qui. Se hai intenzione di fare un piano dettagliato di 12 mesi e devi buttarlo tutto dopo due mesi, allora hai bisogno di agilità.
Cosa rende diversa la gestione agile dei processi?
Il cambio di mentalità
La gestione agile del processo è come giocare a calcio invece di correre una maratona. Nella maratona hai in mente il tuo obiettivo finale e cammini verso di esso a una distanza predeterminata, quindi costruisci la tua strategia in anticipo e la porti a termine – fatto. Nel calcio, si regola la strategia dopo ogni passaggio, possesso o duello, a seconda di dove la palla si trova attualmente o è atterrato.
Potresti già conoscere i quattro valori di base:
- Persone in prova: Il tuo team e la comunicazione sono più importanti dei processi perfetti
- Risultati di lavoro prima della documentazione: È meglio avere un MVP (Minimum Viable Product) che un concetto di 50 pagine.
- Cooperazione con i clienti prima delle trattative contrattuali: Lavora con i tuoi clienti, non solo per loro
- Rispondere prima di pianificare: L'adattabilità propone il piano perfetto
I metodi a colpo d'occhio
Pensiero progettuale È perfetto per processi strategici con molte incognite. Si passa attraverso le fasi iterative: Comprendere → Osservare → Definire la prospettiva → Trovare idee → Costruire prototipi → Testare. Sembra complesso, ma è come Lego per gli adulti.
Scrum Porta la struttura all'agilità. Si lavora in "sprint" (di solito 2-4 settimane), si tengono riunioni regolari e alla fine si consegna sempre un sottoprodotto funzionale. Il tuo team è composto da:
- Proprietario del processo (decide sulle priorità)
- Process Designer (l'esperto in analisi di processo)
- Processo Governatore (lo Scrum Master che presta attenzione alle regole)
- Process Developer (il team di sviluppo)
Kanban Visualizza il tuo flusso di lavoro. Puoi vedere a colpo d'occhio: Cosa fare? Cosa viene elaborato? Cosa c'è di pronto? Perfetto per il miglioramento continuo.
Il decisore finale: Quando agile, quando classico?
Il modello CYNEFIN: Il tuo sistema di navigazione
Immagina di essere il capitano di una nave. A seconda dell'acqua sono necessari diversi metodi di navigazione:
Processi semplici (mare tranquillo)
- Esempio: Payroll, fatturazione
- schema: Le migliori pratiche funzionano sempre, nessuna sorpresa
- avvicinamento: E' un classico! Perché reinventare la ruota?
Processi complicati (percorso noto ma difficile)
- Esempio: Implementazione di un nuovo software secondo un modello collaudato
- schema: Gli esperti sanno come farlo
- avvicinamento: Classico con conoscenza esperta
Processi complessi (acque sconosciute)
- Esempio: Sviluppo del prodotto, progetti di digitalizzazione
- schema: Pratiche emergenti attraverso la sperimentazione
- avvicinamento: Agile! Provare, imparare, adattarsi
Processi caotici (tempesta in alto mare)
- Esempio: Gestione delle crisi, cambiamenti di mercato dirompenti
- schema: Occorre sviluppare rapidamente nuove pratiche
- avvicinamento: Agile ad alta velocità
La prova di stabilità
Chiediti: «Il mio processo è stabile o instabile?»
Processi stabili sono come una macchina ben oliata:
- Stesso input = output prevedibile
- Pochi fattori di interferenza dall'esterno
- Compiti di routine
→ Gestione classica dei processi
Processi instabili È come il tempo:
- Cambiamenti costanti nelle condizioni quadro
- Molte variabili sconosciute
- Elevata complessità
→ Agile gestione dei processi
Esempi pratici di applicazione
Sviluppo del software: Un ottimo esempio di agilità
Invece di sviluppare in una camera silenziosa per due anni e poi pubblicare un prodotto che nessuno vuole, si sviluppa in sprint di 2 settimane. Ogni Sprint offre nuove funzionalità che i clienti possono testare immediatamente. Il feedback fluisce direttamente nello sprint successivo.
Perché Agile? Le esigenze dei clienti stanno cambiando, le tecnologie si stanno evolvendo, la concorrenza non sta dormendo.
Campagne di marketing: Flessibilità in modalità turbo
Stai pianificando una campagna sui social media. Classicamente, pianificheresti tutto con 3 mesi di anticipo. Si inizia agile con un'idea di base, testare diversi approcci, misurare le prestazioni e regolare settimanalmente.
Perché Agile? Le tendenze cambiano rapidamente, gli algoritmi sono adattati, gli eventi attuali influenzano la portata.
Processi HR: Il meglio di entrambi i mondi
Agile: Processo di reclutamento per nuovi ruoli (nessuno sa esattamente quali competenze sono importanti in 6 mesi) Classico: Payroll (deve funzionare correttamente e puntuale ogni mese)
L'esempio di iPhone: L'ibrido è il re
Apple mostra perfettamente come entrambi vanno insieme:
- Agile: Le funzionalità del software vengono continuamente sviluppate e consegnate tramite aggiornamenti
- Classico: La produzione dell'hardware segue processi esatti e ripetibili
Quando dovresti assolutamente rimanere classico
Aree critiche per la sicurezza
In medicina, nell'aviazione o nell'energia nucleare non c'è spazio per "fallire velocemente, imparare velocemente". Qui hai bisogno di processi impermeabili e testati.
Industrie regolamentate
Le banche, le compagnie di assicurazione e le aziende farmaceutiche devono rispettare rigide norme di conformità. (DORA, ad esempio) La documentazione dettagliata e i processi comprensibili sono obbligatori qui.
Operazioni di routine
Contabilità, logistica, produzione: laddove l'efficienza e la ripetibilità sono fondamentali, la gestione classica dei processi è imbattibile.
Ambienti stabili
Se il tuo framework cambia raramente e sai cosa funziona, perché cambiarlo?
I segnali di avvertimento: Quando qualcosa va storto?
Agile diventa un problema quando...
- Team in infinite riunioni (sviluppo guidato dalle riunioni)
- Nessuno sa chi è responsabile di ciò che
- Tutto cambia continuamente, ma non si fa nulla
- La documentazione è completamente trascurata (anche i team agili hanno bisogno di documenti di base!)
Il classico diventa un problema quando...
- I tuoi piani sono già dopo 2 settimane di rifiuti
- I clienti si lamentano: "Non lo volevamo!"
- Il team è frustrato perché non è autorizzato a prendere decisioni
- I cicli di innovazione si allungano
Il fattore umano: Non dimenticarlo!
Gli esseri umani non sono macchine. Alcuni amano la flessibilità dei metodi agili, altri hanno bisogno di strutture chiare per essere produttivi.
Resistenze tipiche:
- "L'abbiamo sempre fatto in questo modo"
- "Troppa ambiguità e caos"
- "Incontri permanenti fastidiosi"
Soluzioni:
- Introduzione passo-passo invece del Big Bang
- Rendere rapidamente visibili i successi
- Offrire formazione e coaching
- Rispondere onestamente alla domanda "perché"
Il tuo piano d'azione: Come iniziare correttamente
Fase 1: inventario
- Quali processi avete?
- Quanto sono stabili/instabili?
- Dove preme di più la scarpa?
Fase 2: Selezionare il progetto pilota
- Inizia con un processo gestibile ma importante
- Scegli un team motivato
- Prenditi cura dei successi rapidi
Fase 3: Selezionare il metodo
- Kanban per principianti (ostacolo all'ingresso basso)
- Scrum per team strutturati
- Design Thinking per progetti innovativi
Fase 4: Sperimentazione e apprendimento
- Prova di 3 mesi
- Retrospettive periodiche
- Misurare il successo (definire le metriche!)
Fase 5: ridimensionamento
- Trasferire approcci di successo in altri settori
- Sviluppo di modelli ibridi
- Sviluppare la cultura
Strumenti che ti semplificano la vita
Per i metodi agili:
- Jira o Trello: Kanban Boards e Scrum Management
- Miro o Murale: Lavagne digitali per il Design Thinking
- Slack o squadre: Comunicazione e coordinamento rapido
Per i metodi classici:
- Visio o Lucidchart: Modellazione dei processi
- Progetto Microsoft: Pianificazione del progetto
- SAP o altri sistemi ERP: Mappare i processi standard
Per gli approcci ibridi:
- Strumenti di estrazione di processo (Celonis, per esempio): Analizzare ciò che realmente accade
- Piattaforme di flusso di lavoro: (ProcessMaker ad es.) Soluzioni low-code per singoli processi
Il futuro: L'ibrido è la nuova normalità
Dimenticate il pensiero in bianco e nero! Le aziende di maggior successo combinano in modo intelligente entrambi gli approcci:
- Classico per la spina dorsale (finanza, risorse umane di base, produzione)
- Agile per l'innovazione e l'interazione con il cliente
- ibrida Processi che hanno bisogno di entrambi
Conclusione: I tuoi take-away
- Non esiste una soluzione universale – L'arte è la scelta giusta
- Stabilità vs. dinamica è il tuo fattore decisionale più importante
- Porta le persone con te È più importante del metodo perfetto.
- Inizia in piccolo, ma pensa sempre in grande
- Approcci ibridi sono spesso la soluzione più pratica
Il mondo VUCA è una realtà, ma non c'è bisogno di farsi prendere dal panico. Con il giusto mix di metodi agili e classici, navighi con successo attraverso l'incertezza. È importante: Inizia, sperimenta e impara. Il processo perfetto non viene creato sul tavolo da disegno, ma attraverso l'esperienza pratica.
E ricorda: L'agilità non è fine a se stessa. Si tratta di ottenere risultati migliori per i tuoi clienti e il tuo team. Se i metodi classici possono farlo meglio, tanto meglio, andate avanti!
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