Qu'est-ce qui fait un bon chef de projet?

Il s’agit d’une question qui est souvent posée et à laquelle il n’existe pas de réponse simple.

Les innombrables livres, profils de compétences et normes qui traitent du sujet montrent à quel point il en est ainsi. Mais avant d'entrer dans les détails, expliquons brièvement pourquoi une bonne gestion de projet est si importante.

Un projet est essentiellement un projet temporaire visant à créer un produit ou un service unique. La tâche du chef de projet est de planifier, d'organiser et de contrôler ce processus. Parfois, par exemple dans la fabrication ou le développement de produits, cela se produit de manière très stricte. En revanche, le conseil aux entreprises peut être un peu moins structuré.

Le besoin de bons chefs de projet est évident lorsque l'on regarde les chiffres, qui, par exemple, mentionnent Digatus sur leur blog: Il manque encore 30 % des projets leurs objectifs initiaux et 40 % faire exploser son budget. Les projets informatiques sont particulièrement médiocres, avec une moyenne de 27 % au-dessus du budget prévu. Pire encore: Un projet informatique sur six devient un «Black Swan», c’est-à-dire un projet qui % Plus cher et 70 % L'achèvement est plus lent que prévu.

Une petite lueur d'espoir est que l'accent mis sur la gestion de projet porte ses fruits.

Les taux de réussite n'ont cessé de s'améliorer ces dernières années. L'une des principales raisons en est que nous combinons mieux les connaissances théoriques et pratiques. Des organisations comme celle-ci Institut de gestion de projet (PMI) dont l'accent est clairement mis sur la théorie, IPMA avec des approches comparables, mais plus de pratique (également dans les examens) sont concentrés là seraient les plus connus. Des fournisseurs tels que PRINCE2 (populaire dans les pays anglophones) par Axelos/PeopleCert, que vous connaissez probablement dans l'informatique plutôt à cause de l'ITIL ou de l'ITIL. ISO-21500 résumez ces connaissances en normes, formez-vous et attribuez des certifications qui constituent une base importante et un guide pour une bonne gestion de projet.

Lorsqu'il s'agit de ce qu'un chef de projet devrait être capable de faire, ces normes ne se concentrent plus uniquement sur les compétences purement techniques ou méthodologiques. Au contraire, ils divisent les compétences en trois catégories. Selon le Gestion de projet Body of Knowledge (PMBOK) besoin de bons chefs de projet en plus de la technique Savoir-faire en gestion de projet aussi Compétences en leadership ainsi que le savoir en Stratégie et gestion d'entreprise. Mais qu'est-ce que ces points signifient exactement et à quel point sont-ils importants?

Les trois piliers d'une gestion de projet réussie

1. Gestion technique de projet

C'est la base absolue, l'outillage que tout chef de projet doit maîtriser pour réussir. Il comprend les éléments suivants: Connaissance des outils, techniques et Procédures à suivre. Il s'agit de: objectifs Définir, structurer plans de créer et de Budget Garder un œil sur eux. Dans un monde de plus en plus complexe et concurrentiel, la gestion de projet technique est la base. Mais pas plus que la base.
Que vous alterniez avec le triangle magique, le quadrilatère ou entre linéaire et agile, vous êtes toujours aussi hybride, car le projet l'exige, si vous voulez, c'est juste votre boîte à outils personnelle. En tant que chef de projet, il est de plus en plus important d'avoir d'autres compétences.

2. Compétences en leadership

Neudeutsch Leadership est la capacité de diriger, de motiver et de diriger. Derrière se cachent d'importants Soft skills, comme Capacité de négociation, clair communication, empathie et la capacité de résoudre des problèmes. Cela n'est pas surprenant, car la gestion de projet est bien plus que des chiffres, des tableaux et des diagrammes.
L'une des tâches principales est d'aider les gens à motiver et la coopération Promouvoir. Vous devez savoir comment traiter avec les parties prenantes et clarifier les choses pour votre équipe. instructions sans passer par la micro-gestion. Un bon chef de projet mise sur appropriation et délégation, Mais il garde quand même le Vue d'ensemble.

Un exemple pratique: Imagine que tu aies une équipe dans laquelle tout le monde veut accomplir ses tâches sans être dérangé. Un bon chef de projet veille à ce qu'il n'y ait que peu de réunions courtes et bien structurées qui apportent vraiment de la valeur ajoutée. Il écoute, transmet les conflits et crée un environnement de travail dans lequel tout le monde se sent en sécurité et soutenu. Au lieu de paniquer, il reste calme et calme, même sous pression.

3. Stratégie et gestion d'entreprise

Le troisième pilier, mais non moins important, est la compréhension de la stratégie et du modèle commercial du projet ou du client. Un bon chef de projet ne maîtrise pas seulement les bases et est un leader, il a également le grand ensemble dans le regard. Il peut classer les événements dans le projet et sait comment ils affectent les objectifs à long terme. Cette connaissance est souvent considérée comme Expertise de domaine désigné.

Un exemple pratique: Vous dirigez un projet informatique pour introduire un nouveau logiciel. Un bon chef de projet demande non seulement les exigences techniques, mais aussi comment ce logiciel contribue au modèle d'affaires du client. Il comprend qu'il ne s'agit pas seulement de la fonctionnalité, mais aussi de la façon dont le nouveau système augmente la productivité, réduit les coûts ou ouvre de nouvelles opportunités commerciales.

Allons encore un peu plus loin. Comment les outils et les méthodes peuvent-ils nous aider à atteindre cet objectif?

Le triangle magique de la gestion de projet

Le triangle magique, également connu sous le nom de triangle de projet ou triangle de fer, est un Concept de base en gestion de projet. Il visualise les trois principaux restrictions (Dimensions) qui déterminent chaque projet: Portée, temps et Coût/budget. Chacune de ces dimensions est interconnectée et un changement dans l'une affecte inévitablement les autres.

Les trois dimensions

• Portée (scope): Définit les caractéristiques, les fonctions et les tâches exactes à effectuer dans le projet.
• Temps (Time): Spécifie le délai disponible pour l'achèvement du projet.
• Coût/budget (coût/budget): Désigne toutes les ressources nécessaires, y compris les ressources financières, la main-d’œuvre et les matériaux.

L'importance et l'application

Le modèle aide les chefs de projet à comprendre et à gérer les exigences concurrentes d'un projet. Par exemple, si le Portée d'un projet, il faut soit plus de temps et/ou une plus grande Budget sont prévues pour mener à bien le projet. Si les temps raccourcie, il faut soit Portée réduit ou le Budget augmenter pour financer des ressources supplémentaires.

La tâche principale de tout chef de projet est de trouver un équilibre sain entre ces trois dimensions. Le modèle sert de rappel visuel que les décisions ne peuvent jamais être prises isolément. Une utilisation efficace du triangle magique nécessite une communication claire avec toutes les parties prenantes, la définition de délais réalistes et le suivi de l'avancement du projet afin de pouvoir procéder à des ajustements précoces si nécessaire.

Le triangle magique peut prendre d'autres dimensions comme qualité ou risques afin d'avoir une image plus complète des limites réelles des projets. C’est ce qu’on appelle aussi le carré magique, le carré du diable ou, pour les pragmatiques, le «quart pratique».

Indicateurs clés de projet (KPI) dans la gestion de projet

Nous avons oui hier seulement dans l'article sur MSR Si nous examinons de plus près les meilleures pratiques, aujourd’hui, nous examinons de plus près l’ensemble du point de vue de la direction, en particulier en ce qui concerne la «réglementation appropriée».

Les indicateurs clés de performance (KPI) sont essentiels pour mesurer et contrôler le succès, la performance et l'avancement d'un projet. Ils servent à la fois au chef de projet pour le contrôle opérationnel et au contrôleur de projet pour l'évaluation de l'efficacité des ressources et de la rentabilité.

Principaux domaines et indicateurs

Les indicateurs peuvent être divisés en différents domaines, chacun mettant en lumière différents aspects du projet:

• Portée et durée du projet:
  • Portée : Mesures telles que: Budget (Valeur planifiée, PV), ressources et Taille de l'équipe.
  • Durée : Mesure de la durée prévue et réelle du projet en jours, semaines ou mois. Les indicateurs clés sont les suivants: Dates d'achèvement (FEZ, SEZ) et jalons.
    
• Déviations et progrès:
  • Écart par rapport au calendrier (Schedule Variance, SV): Comparez les progrès avec le calendrier prévu. Un écart positif signifie que le projet est en avance sur le calendrier.
  • Écart de coût réel (CV): Compare les coûts réels avec les coûts prévus.
  • Degré d'achèvement: Pourcentage d'achèvement du projet.
  • Indice de performance (CPI/SPI): Chiffres clés tels que le Schedule Performance Index (SPI = EV/PV) ou le Indice de performance des coûts (CPI = EV/AC) fournir des informations sur l'efficacité en termes de temps et de coûts.
    
• Contrôle du projet:
  • Contrôle du périmètre: Surveillance des Demandes de modification et le Taux d'utilisation de l'équipe, afin d’éviter une extension de la portée du projet (Scope Creep).
  • Gestion des risques: Chiffres clés tels que le Valeur de probabilité ou le Valeur de risque aider à évaluer les risques et à prévoir leurs effets.
  • Complexité et taille: À l'aide de matrices, ils peuvent Complexité (ComplexityScore) et les taille d'un projet (classifications A, B, C, etc.).
    
• Résultats et performance de l'équipe:
  • Résultats du projet: Mesurer le succès à l'aide d'indicateurs tels que Retour sur investissement (ROI), Satisfaction du client ou les Taux d'utilisation de la solution.
  • Performance de l'équipe: Vérification des Respect des délais, Fréquence des erreurs et Taux de fluctuation de l'équipe.
    
• Objectifs du projet:
  • Mesurer la réalisation des objectifs par des mesures concrètes Marchandises à livrer (p. ex. prototypes, documents, produits physiques) et Objectifs de performance (par exemple, augmentation du chiffre d'affaires, réduction des coûts, amélioration de la satisfaction des clients).

Méthodes budgétaires et meilleures pratiques de gestion de projet

Souvent, cependant, vous n'avez pas ou du moins pas assez de chiffres précis à l'avance avec lesquels vous pouvez travailler. Il peut y avoir plusieurs raisons à cela, mais en fin de compte, il s’agit toujours d’un «Educated best guess». Cette estimation la plus efficace possible du budget du projet est cruciale pour la réussite du projet. Il existe différentes techniques qui peuvent être appliquées en fonction de la phase du projet et des informations disponibles.

5 techniques pour estimer le budget du projet

1. Estimation du haut vers le bas:
   • Méthode: Vous commencez avec un budget global prédéterminé et le répartissez de haut en bas entre les différentes phases et tâches du projet.
   • Avantages: Très rapide, utile dans les premières phases du projet pour vérifier la faisabilité d'un budget client.
   • Inconvénients: Très imprécise, car l'estimation n'est pas basée sur une analyse détaillée des tâches.
     
2. Estimation analogique:
   • Méthode: Estimation du budget en fonction du coût de projets similaires déjà achevés.
   • Avantages: Rapide et simple, nécessite peu d'informations sur le projet.
   • Inconvénients: Imprécis, car les projets sont rarement exactement les mêmes. La méthode dépend fortement de la qualité et de la pertinence des données historiques.
     
3. Estimation paramétrique:
   • Méthode: Utilise les données des projets précédents et les relations statistiques entre les variables (par exemple, le coût unitaire) pour extrapoler le budget du projet actuel.
   • Avantages: Plus précise que l'estimation analogique, car elle utilise des données quantitatives.
   • Inconvénients: Nécessite des points de mesure bien définis et des données historiques fiables, souvent difficiles à trouver dans les projets numériques.
     
4. Estimation à trois points:
   • Méthode: Calcule la moyenne de trois scénarios: Best Case, Le pire des cas et cas le plus probable.
   • Formule : (Meilleur cas + pire cas + cas le plus probable) / 3 = estimation attendue.
   • Avantages: Réduit le risque en tenant compte des incertitudes et fournit une estimation plus réaliste.
   • Inconvénients: Plus long que des méthodes d'estimation plus simples.
     
5. Estimation ascendante (du bas vers le haut):
   • Méthode: Le projet est décomposé en ses plus petites tâches (souvent à l'aide d'un plan de structure de projet), chaque tâche est estimée individuellement et les sommes sont additionnées pour obtenir le budget total.
   • Avantages: Très précis et détaillé, il permet un suivi robuste de l'avancement du projet et du budget.
   • Inconvénients: Cela prend beaucoup de temps, ne peut être appliqué que si tous les détails du projet sont connus et peut entraîner des estimations de coûts plus élevées.

Le choix de la bonne méthode dépend fortement de la phase du projet. Alors que Top-Down et Estimations analogiques idéal pour les phases initiales afin d'obtenir une vue d'ensemble rapide, Trois points et Estimations ascendantes mieux pour la phase de planification détaillée, où il est question de précision.

En ce qui concerne les méthodes, une vue d'ensemble des méthodes de PM courantes établies ne doit bien sûr pas manquer. Qu’il s’agisse d’une approche classique, agile ou hybride, le choix de l’approche peut également être déterminant pour le succès, en fonction du projet.

Comparaison de certaines méthodes de gestion de projet

Les méthodes de gestion de projet sont des outils et des approches pour atteindre les objectifs du projet. Ils peuvent être classés en trois grandes catégories: classique, agiles et Gestion de projet hybride. Le choix de la bonne méthode dépend fortement des exigences du projet, de la complexité et des compétences de l'équipe.

Méthodes classiques

Ces méthodes sont linéaires et fortement orientées vers la planification. L'accent est mis sur la planification préalable détaillée, en planifiant l'ensemble du projet du début à la fin. Ils sont particulièrement adaptés aux projets avec des exigences stables et une grande sécurité de planification.

méthode	description	Amidons et fécules	Convient pour
Chute d'eau	Traitement linéaire et séquentiel des phases du projet (comme en cascade). Une phase ne commence que lorsque la précédente est terminée.	Haute sécurité de planification, structure claire.	Projets avec des tâches constantes où les exigences sont stables.
Modèle en V	Linéaire comme le modèle en cascade, mais avec des phases de test associées à chaque phase de développement pour détecter les erreurs à un stade précoce.	Réduit les erreurs grâce à des phases de test strictes, une structure simple.	Développement de logiciels et projets avec des exigences de qualité élevées (p. ex. technique médicale).
SixSigma	Utilise des méthodes statistiques d'optimisation des processus et de réduction des erreurs pour améliorer la qualité.	Améliore la qualité mesurable.	Les grandes entreprises dans les secteurs où des résultats mesurables et une qualité élevée sont essentiels.
Analyse des tendances des jalons	Surveille l'avancement du projet en vérifiant régulièrement les jalons afin de détecter les écarts temporels à un stade précoce.	Facile à identifier et à contrôler les retards dans le calendrier.	Projets de faible complexité et processus séquentiels planifiables.
Critical Path/Critical Chain	Concentré sur la planification des tâches, du temps et des ressources pour créer des calendriers réalistes et augmenter la productivité.	Augmente l'efficacité et la productivité, identifie les goulots d'étranglement critiques.	Des projets moins complexes avec des équipes de taille moyenne qui cherchent à améliorer leur efficacité.

Méthodes agiles

Les approches agiles sont flexibles, itératives et réactives. Elles sont idéales pour les projets dont les exigences changent fréquemment et qui sont d'une grande complexité, car elles s'orientent progressivement vers l'objectif final.

méthode	description	Amidons et fécules	Convient pour
Scrum	Développement itératif en cycles courts (sprints). Les objectifs sont réévalués et ajustés après chaque sprint. Un Scrum Master dirige l'équipe.	Grande flexibilité et adaptabilité. Favorise la créativité et la collaboration au sein de l'équipe.	Projets avec des paramètres inconnus et des changements fréquents, par exemple dans le développement de produits.
Kanban	Visualisation des tâches sur un tableau avec des colonnes telles que «To-Do», «Doing» et «Done». Favorise la transparence et l'appropriation.	Une transparence élevée, une productivité accrue et des réactions rapides.	Des équipes qui travaillent de manière autonome et qui souhaitent suivre visuellement leurs progrès.
Lean	Se concentre sur la création de valeur ajoutée pour les clients tout en minimisant le gaspillage de ressources (temps, argent, matériel).	Une grande efficacité, économe en ressources, conduit à une gestion de projet allégée.	Projets mettant l'accent sur l'efficacité et l'utilisation rationnelle des ressources.
XP (Extreme Programming)	Se concentre sur la résolution rapide des tâches de programmation grâce à une communication ouverte et à un retour d'information rapide.	Très rapide, adaptable aux besoins des clients.	Projets individuels où la rapidité est primordiale, en particulier dans le développement de logiciels.
Design thinking	Une approche créative et centrée sur l'utilisateur pour résoudre des problèmes complexes. Le processus comprend la compréhension, l'observation, la définition du point de vue, la recherche d'idées, le développement de prototypes et les tests.	Favorise l'innovation et la créativité, une orientation utilisateur élevée, résout des problèmes complexes et peu clairs.	Projets axés sur le développement de nouveaux produits, services ou modèles commerciaux et axés sur les besoins des utilisateurs.

Gestion de projet hybride

Ces approches combinent des éléments de méthodes classiques et agiles pour exploiter leurs forces respectives. Elles sont idéales pour les projets complexes qui nécessitent à la fois sécurité de planification et flexibilité. À titre d'exemples, on peut citer: Scrumban (combinaison de Scrum et Kanban), la combinaison de Lean et SixSigma ou l'intégration de sprints agiles dans un cadre de cascade classique. (affaire Water Scrum)
Chez Personio Vous pouvez également regarder en détail les différentes méthodes présentées (et plus encore). Pour en savoir plus sur les modèles hybrides Jetez un coup d'œil ici.

Vous trouverez également plus de détails/outils sur des sites comme le blog de Laos GmbH ou également sur projectfacts.de. Une attention particulière devrait toujours être accordée au budget, ici vous aide par exemple une page comme thedigitalprojectmanager.com.

L'utilisation et l'analyse cohérentes de ces outils, indicateurs et valeurs d'expérience permettent de mesurer en permanence l'avancement du projet, de prendre ainsi des décisions éclairées pour le piloter, de le réglementer si nécessaire et d'assurer ainsi le succès du projet. Ils fournissent une base objective pour l'évaluation et la gestion du projet et aident également à mieux planifier et accompagner les projets futurs.

Personnellement, je suis un grand ami de la gestion de projet classique, mais je ne veux pas que cela soit mal compris, car même avec une approche classique, on se retrouve rapidement dans un environnement hybride, car là aussi, il faut pouvoir s’adapter à des spécifications modifiées ou à une planification adaptative, les contrôler et les adapter de manière itérative afin d’atteindre l’objectif du «big picture».

Avec tous ces outils ou méthodes techniques et techniques, il y a l'autre domaine, comme je l'ai déjà mentionné ci-dessus, mais je l'examinerai séparément en détail la semaine prochaine: Dans la gestion de projet, votre Soft skills particulièrement apprécié. Pourquoi?
C'est très simple: Un projet implique souvent des personnes qui ne collaborent que temporairement. Ici, le travail d'équipe est essentiel. Les projets atteignent leurs objectifs lorsque les employés peuvent communiquer entre eux avec succès, se soutenir mutuellement, se motiver et surmonter les conflits ensemble.
Les outils/méthodes et les hard skills garantissent l'expertise et l'exactitude du projet. Les soft skills veillent à ce que tout se passe «en douceur». Ce n'est que l'un des nombreux exemples qui montrent pourquoi de plus en plus de gens et d'entreprises réalisent que les compétences non techniques sont essentielles au succès.

Conclusion

L'expertise et la compétence méthodologique sont bien sûr la base pour gérer des projets avec succès. Des boîtes à outils telles que MSR, KPI ou le triangle magique aident à prendre les bonnes décisions sur la base de données solides.

Mais ce qui distingue un très bon chef de projet, ce sont surtout les soft skills comme son Compétences de gestion et Qualités de leadership. Il s'agit certainement aussi d'une certaine sérénité, Confiance en soi et la capacité de communiquer clairement et ouvertement. Aussi un Médiateur empatique C'est un avantage, car on se déplace constamment entre les chaises. Bon, et maintenant encore une fois, attachez-vous pour le dernier point: L'adversaire final est Autoréflexion et la capacité Apprendre de ses propres erreurs.

Ce paquet n'est mis dans le berceau de personne. Il se développe grâce à l'expérience, à la formation continue et à la volonté de s'améliorer un peu chaque jour. Bonjour KVP ⁇