Les hommes gris au bureau: Les voleurs de temps et comment les démasquer

À l’occasion de la sortie de «Momo» le 2 octobre, j’ai dû penser aux messieurs gris: Ces fantômes qui volent leur temps aux hommes.

Et honnêtement? Dans notre travail quotidien, il y a effectivement: Les voleurs de temps. Peut-être pas comme des personnages effrayants en costumes gris, mais comme des habitudes, des perturbations et des distractions qui nous volent des heures précieuses tous les jours.

Tout comme la petite Momo qui s'oppose aux voleurs de temps, nous pouvons apprendre à protéger notre temps. C'est pourquoi j'ai compilé pour vous les 7 voleurs de temps les plus courants dans la vie quotidienne au bureau et je vous montre comment les démasquer et les chasser étape par étape.

Mais avant d'entrer dans le sujet, voici la bande-annonce actuelle du cinéma. Ne vous laissez pas décourager par la sortie à partir de 6 ans, le film est vraiment bien fait et tout à fait pour les adultes.

La terreur téléphonique: Quand chaque sonnerie devient une interruption

Connaissiez-vous cela? Le téléphone sonne, et comme dans le réflexe, vous vous démarquez. Votre travail concentré est interrompu, la conversation se poursuit, et après cela, vous devez vous retrouver péniblement dans votre tâche. Ce voleur de temps est particulièrement insidieux, car il se déguise en «important».

C'est ainsi que vous le chassez:

La boîte vocale comme heure silencieuse: Activez la boîte aux lettres lorsque vous devez travailler de manière concentrée et mettez le téléphone en mode silencieux! Sinon, la sonnerie vous énervera quand même.
Service téléphonique en équipe: Rotation dans le cercle des collègues. L'un prend en charge tous les appels pendant quelques heures, les autres peuvent travailler sans être dérangés.
Le formulaire de note téléphonique: Créez un modèle avec tous les points importants. Cela vous aide à téléphoner de manière structurée et rapide.
Aller droit au but: Évitez les pièges à petites conversations tels que «Comment étaient vos vacances?», Mieux vaut demander immédiatement: «Que puis-je faire pour toi?»

Le piège «Hab-mal-Court-Time»: Les visiteurs non-inscrits comme voleurs de temps

«Est-ce que je dérange?» + «Avez-vous une minute?» Ces questions apparemment inoffensives sont le camouflage de l’un des plus grands voleurs de temps. Car à partir d'une minute, vous devenez rapidement dix, et après cela, il vous faut trois fois plus de temps pour retrouver votre concentration.

C'est ainsi que vous fixez des limites:

Un rendez-vous plutôt qu'une visite spontanée: «Ce midi, à 14 h 30, j’ai 15 minutes. Cela vous convient-il?» Vous montrez ainsi que vous prenez la question au sérieux, mais que vous structurez votre temps.
Communiquer la limite de temps: «Je dois faire une présentation à 10 heures. Pouvons-nous en discuter dans 15 minutes?»
Vous allez chez le collègue: «Je serai prêt dans dix minutes et je viendrai te voir.» L’avantage? Vous pouvez partir plus facilement que de complimenter quelqu'un de votre bureau.
Les blocs de temps portes ouvertes: En tant que dirigeant: Combine le principe de la porte ouverte avec des créneaux horaires fixes (p. ex. 10-15 heures) et laisse des délais courts. Ainsi, vous restez réactif, mais planifiable.

Le marathon de la réunion: Quand les réunions deviennent une perte de temps

Les réunions sont importantes. Mais soyez honnêtes: Combien d'entre eux sont vraiment productifs? Des études montrent qu'environ la moitié des réunions sont perçues comme une perte de temps. Ce n'est pas nécessaire!

Pour rendre vos réunions plus efficaces:

Moins c'est plus: A-t-on vraiment besoin d'une réunion? Ou suffit-il d'un mémo, d'un e-mail ou d'un appel téléphonique?
Une préparation minutieuse: Crée un agenda avec des dates par point. Détermine où les discussions sont autorisées et où elles ne le sont pas. Distribuez l'ordre du jour à l'avance pour que tout le monde puisse se préparer.
Inviter uniquement les bonnes personnes: N'invitez que les personnes qui sont vraiment concernées par le sujet.
Les participants peuvent être licenciés: Adaptez l'ordre du jour à différents participants. Après «leurs» points, ils peuvent aller.
Démarrer et finir à l'heure: Trop tard? J'ai eu de la malchance, puis j'ai demandé après. La fin de la réunion est la fin de la réunion, même si des points restent en suspens. Ils passeront à l'ordre du jour suivant. Tout le monde a planifié son temps en conséquence, et vous le respectez.

L'avalanche d'e-mails: Quand la boîte de réception ne se sent jamais vide

Ping! Un nouvel e-mail. Ping! Une autre. Le flux constant de nouvelles est comme un homme gris moderne qui vous vole le temps dans de minuscules amuse-gueules. Chaque interruption coûte de la concentration et de l'énergie.

C'est ainsi que vous arrêtez le déluge:

Désactiver les notifications: Désactive complètement l'affichage automatique des nouveaux e-mails. C’est vous qui décidez quand vous regardez à l’intérieur, et non votre boîte aux lettres.
La règle des 3 fois par jour: N'ouvrez votre boîte mail que trois fois par jour. Il est préférable de le faire au moment où votre concentration diminue de toute façon (par exemple avant la pause déjeuner, après le déjeuner, avant le travail).
Regrouper les e-mails: Recueillez tous les messages que vous souhaitez envoyer et envoyez-les dans vos trois fenêtres de messagerie.

Le chaos de la communication: Quand les malentendus vous coûtent un temps précieux

«Je pensais que tu voulais dire...» + «Je ne comprenais pas ça comme ça...» Les malentendus coûtent cher. Non seulement parce que la conversation initiale prend du temps, mais aussi parce que vous devrez corriger les erreurs qui en résultent plus tard.

C'est ainsi que vous communiquez clairement:

Formuler clairement: Bref, croustillant, concret. Quelle est votre préoccupation? Que va-t-il se passer? Jusqu'à quand?
Lire le langage corporel: Sensibilisez-vous aux signaux non verbaux. Souvent, le langage corporel de votre interlocuteur montre déjà que quelque chose n'est pas arrivé.
Demander des renseignements: Un «tout est clair?» ne suffit pas. Demandez-leur de répéter brièvement ce qui a été dit. Ce n'est pas un contrôle, mais une assurance qualité pour vous deux.

Le bâti de bureau: Quand le chaos mange votre temps

Des tas de documents, des notes partout, trois tasses à café de la semaine dernière, et quelque part en dessous, il doit y avoir un papier important... Un bureau chaotique est un mangeur de temps par excellence. Chaque recherche coûte des minutes précieuses.

C'est ainsi que vous établissez l'ordre:

Bannir les inutiles: Tout ce dont vous n'avez pas besoin tous les jours est dans des tiroirs ou des étagères. Le bureau est votre cockpit, il ne reste que le strict nécessaire.
Configurer le presse-papiers: Pour les documents dont vous n'avez pas besoin, mais que vous ne pouvez pas encore déposer définitivement.
Développer le système: Trouvez un système de classement qui vous convient et utilisez-le de manière cohérente. Numérique ou analogique, l'essentiel est que cela fonctionne pour vous.

Le manque d'information: Si vous avez besoin d'attendre des données encore et encore

Rien n'est plus frustrant que de constater au milieu d'une tâche que vous manquez d'informations importantes. Le travail s'arrête, vous devez interrompre, raccrocher, attendre...

Voici comment sécuriser votre flux d'informations:

Esquisse des tâches: Faites un petit plan avant de commencer le projet. De quelles informations avez-vous besoin quand?
Clarifier les responsabilités: Qui s'inquiète de quelles informations? Définissez-le dans l'équipe.
Fixer des délais (avec tampon): Si vous avez besoin d’informations de la part d’autres personnes, fixez des échéances claires, mais mettez en place des périodes tampons. Si quelqu'un ne livre pas, vous avez encore le temps de faire une deuxième demande sans paniquer.

Votre temps est à vous!

Tout comme Momo aide les gens à récupérer leur temps, vous pouvez aussi apprendre à gérer plus consciemment votre ressource la plus précieuse. Les messieurs gris de votre bureau ne sont peut-être pas aussi évidents que dans l'histoire de Michael Ende, mais ils sont tout aussi réels.

L'astuce n'est pas d'être parfait ou de combattre tous les voleurs de temps à la fois. Le petit bétail fait aussi des conneries, dit-on. Alors choisissez-en un ou deux qui vous énervent particulièrement et commencez par là. Développez votre stratégie personnelle, essayez différentes solutions, adaptez-les à votre situation.

En fin de compte, il ne s'agit pas de travailler plus, mais d'avoir du temps pour ce qui compte vraiment. Au travail et dans la vie.