¿Qué hace a un buen gestor de proyectos?

Esta es una pregunta que se hace con frecuencia y a la que no hay una respuesta fácil.

Los innumerables libros, perfiles de competencia y estándares que abordan el tema muestran cuánto hay detrás de él. Pero antes de profundizar en los detalles, aclaremos brevemente por qué una buena gestión de proyectos es tan importante en primer lugar.

Un proyecto es básicamente un proyecto temporal para crear un producto o servicio único. La tarea del gerente del proyecto es planificar, organizar y controlar este proceso. A veces, por ejemplo, en la fabricación o el desarrollo de productos, esto es muy estricto. En la consultoría de negocios, por otro lado, las cosas pueden ser un poco más desestructuradas.

La necesidad de buenos gerentes de proyecto se hace evidente cuando nos fijamos en los números, que, por ejemplo, mencionan a Digatus en su blog: Todavía faltan 30 % los proyectos tienen sus objetivos originales y 40 % Aumenta tu presupuesto. Los proyectos informáticos, en particular, tienen un bajo rendimiento en este ámbito, con una media de 27 % por encima del presupuesto previsto. Peor aún: Uno de cada seis proyectos informáticos se convertirá en un «cisne negro», es decir, un proyecto de 200 % Caro y 70 % Se completará más lentamente de lo previsto.

Un pequeño punto brillante es que el enfoque en la gestión de proyectos vale la pena.

Las tasas de éxito han mejorado constantemente en los últimos años. Una razón esencial para esto es que combinamos mejor los hallazgos de la teoría y la práctica. Organizaciones como esta Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) cuyo enfoque está claramente en la teoría, IPMA con enfoques comparables pero más práctica (también enfocada en los exámenes) sería la más conocida. Proveedores tales como PRINCE2 (popular en el área de habla inglesa) por Axelos / PeopleCert, que probablemente sepa más en TI debido a ITIL o también al ISO-21500 resumir estos hallazgos en estándares, capacitarse y otorgar certificaciones, que forman una base importante y una guía para una buena gestión de proyectos.

Cuando se trata de lo que un gerente de proyecto debe ser capaz de hacer, estos estándares han dejado de centrarse únicamente en competencias puramente técnicas o metodológicas. Más bien, dividen las habilidades en tres categorías. Según el Gestión de Proyectos Cuerpo de Conocimiento (PMBOK) necesita buenos gerentes de proyecto además de técnicos Conocimientos técnicos de gestión de proyectos también Habilidades de liderazgo y conocimiento en Estrategia y gestión empresarial. Pero, ¿qué significan exactamente estos puntos y qué tan importantes son?

Los tres pilares del éxito de la gestión de proyectos

1. Gestión técnica de proyectos

Esta es la base absoluta, las herramientas que todo gerente de proyecto debe dominar para tener éxito. Incluye el Conocimiento de herramientas, técnicas y enfoques. Se trata de: metas definir, estructurar planes crear y el presupuesto Vigílalo. En un mundo cada vez más complejo y competitivo, la gestión técnica de proyectos es la base. No más que la base.
Ya sea que cambie con el triángulo mágico, cuadrado o entre lineal y ágil, siempre está en la misma ruta híbrida, porque el proyecto requiere esto, si lo desea, es solo su caja de herramientas personal. Cada vez es más importante que usted, como gerente de proyecto, también tenga otras habilidades.

2. Habilidades de liderazgo

El Liderazgo Neudeutsch es la capacidad de liderar, motivar y dirigir. Detrás de ellos son importantes Habilidades blandas, cómo Negociabilidad, claro comunicación, empatía La capacidad de resolver problemas. Esto no es sorprendente, porque la gestión de proyectos es mucho más que números, tablas y gráficos.
Una de las principales tareas es hacer que las personas motivar y cooperación en materia de promover. Necesitas saber cómo tratar con las partes interesadas y dejar claro a tu equipo instrucciones No tienes que entrar en microgestión. Un buen gestor de proyectos propiedad y delegación, pero aún así mantenlo sinopsis.

Un ejemplo de la práctica: Imagina que tienes un equipo en el que todos quieren hacer sus tareas lo más tranquilos posible. Un buen gerente de proyecto se asegura de que solo haya unas pocas reuniones cortas y bien estructuradas que realmente agreguen valor. Escucha, media en conflictos y crea un ambiente de trabajo en el que todos se sienten seguros y apoyados. En lugar de entrar en pánico, permanece tranquilo y sereno incluso bajo presión.

3. Estrategia y gestión empresarial

El tercer pilar, pero no menos importante, es entender la estrategia y el modelo de negocio del proyecto o cliente. Un buen gerente de proyecto no solo domina lo básico y es un líder, también tiene el El gran todo a la vista. Puede clasificar eventos en el proyecto y sabe cómo afectan a los objetivos a largo plazo. Este conocimiento a menudo se conoce como Conocimientos especializados en el ámbito denotado.

Un ejemplo de la práctica: Diriges un proyecto de TI para introducir un nuevo software. Un buen gerente de proyecto no solo pregunta sobre los requisitos técnicos, sino también cómo este software contribuye al modelo de negocio del cliente. Entiende que no se trata solo de la funcionalidad, sino también de cómo el nuevo sistema aumenta la productividad, reduce los costos o abre nuevas oportunidades de negocio.

Vayamos unos pasos más allá. ¿Cómo pueden ayudarnos las herramientas y los métodos a lograrlo?

El Triángulo Mágico en la Gestión de Proyectos

El Triángulo Mágico, también conocido como el Triángulo del Proyecto o Triángulo de Hierro, es un Concepto básico en la gestión de proyectos. Visualiza los tres más importantes restricciones (Dimensiones) que determinan cada proyecto: extensión, tiempo y Coste/presupuesto. Cada una de estas dimensiones está interconectada, y un cambio en una inevitablemente afecta a la otra.

Las tres dimensiones

• Ámbito de aplicación: Define las características, funciones y tareas exactas que deben realizarse en el proyecto.
• Tiempo (tiempo): Especifica el plazo disponible para completar el proyecto.
• Costo/Presupuesto (Coste/Presupuesto): Se refiere a todos los recursos necesarios, incluyendo recursos financieros, mano de obra y materiales.

El significado y la aplicación

El modelo ayuda a los gerentes de proyectos a comprender y controlar los requisitos competitivos de un proyecto. Por ejemplo, si el extensión Si un proyecto va a ser ampliado, o bien más tiempo y/o superior presupuesto Planeado para completar con éxito el proyecto. Si el tiempo Si se acorta, o bien el extensión Reducido o esto presupuesto aumentado para financiar recursos adicionales.

La tarea principal de cualquier gerente de proyecto es encontrar un equilibrio saludable entre estas tres dimensiones. El modelo sirve como un recordatorio visual de que las decisiones nunca se pueden tomar de forma aislada. El uso efectivo del triángulo mágico requiere una comunicación clara con todas las partes interesadas, el establecimiento de plazos realistas y el seguimiento del progreso del proyecto para que se puedan realizar ajustes temprano si es necesario.

El triángulo mágico puede extenderse a otras dimensiones como calidad o riesgos ampliarse para ofrecer una imagen más completa de las limitaciones reales del proyecto. Esto también se conoce como el cuadrado mágico, el cuadrado del diablo o, para los pragmáticos, el «cuadrado práctico».

Cifras clave del proyecto (KPI) en la gestión de proyectos

Tenemos sí Ayer en el artículo sobre MSR Examinando más de cerca las mejores prácticas, hoy también lo estamos examinando más de cerca desde este punto de vista para la gestión, especialmente cuando se trata de «regular adecuadamente».

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son fundamentales para medir y controlar el éxito, el rendimiento y el progreso de un proyecto. Sirven tanto al gerente del proyecto para el control operativo como al controlador del proyecto para evaluar la eficiencia y rentabilidad de los recursos.

Áreas importantes y cifras clave

Las figuras clave se pueden dividir en diferentes áreas, cada una destacando diferentes aspectos del proyecto:

• Alcance y duración del proyecto:
  • Ámbito de aplicación: Medidas tales como Presupuesto (valor previsto, PV), recursos y Tamaño del equipo.
  • Duración: Medición de la duración prevista y real del proyecto en días, semanas o meses. Las cifras clave importantes son: Fechas de finalización (FEZ, SEZ) y hitos.
    
• Desviaciones y progresos:
  • Desviación del horario (Variancia del horario, SV): Compara el progreso con el cronograma planificado. Una desviación positiva significa que el proyecto está adelantado a lo previsto.
  • Variación de Costo (CV): Compara los costes reales con los previstos.
  • Grado de finalización: Porcentaje de finalización del proyecto.
  • Índice de rendimiento (IPC/IPS): Cifras clave como el Índice de rendimiento de programación (SPI = EV/PV) o el Índice de rendimiento de costes (IPC = EV/AC) proporcionar información sobre la eficiencia en términos de tiempo y costes.
    
• Control del proyecto:
  • Control de extensión: Seguimiento de Solicitudes de cambio y el Tasa de utilización del equipo, con el fin de evitar una ampliación del alcance del proyecto (scope creep).
  • Gestión de riesgos: Cifras clave como el Valor de probabilidad o el Valor de riesgo ayudar a evaluar los riesgos y predecir su impacto.
  • Complejidad y tamaño: Por medio de matrices, pueden Complejidad (ComplexityScore) y el tamaño evaluación sistemática de un proyecto (por ejemplo, clasificación A, B, C).
    
• Resultados y rendimiento del equipo:
  • Resultados del proyecto: Medir el éxito a través de métricas como Retorno de la inversión (ROI), satisfacción o el Tasa de uso de la solución.
  • Rendimiento del equipo: Examen de la Entrega a tiempo, Frecuencia de error y Tasa de fluctuación el equipo.
    
• Objetivos del proyecto:
  • Medición del logro de los objetivos a través de medidas concretas Prestaciones (por ejemplo, prototipos, documentos, productos físicos) y Objetivos de rendimiento (por ejemplo, aumento de ventas, reducción de costes, mejora de la satisfacción del cliente).

Métodos presupuestarios y mejores prácticas en la gestión de proyectos

A menudo, sin embargo, no tiene o al menos no tiene suficientes números exactos para trabajar con anticipación. Esto puede tener diferentes razones, pero al final siempre se reduce a una «mejor conjetura educada». Esta estimación más efectiva del presupuesto del proyecto es crucial para el éxito del proyecto. Existen diferentes técnicas que se pueden aplicar dependiendo de la fase del proyecto y la información disponible.

5 Técnicas para Estimar el Presupuesto del Proyecto

1. Estimación descendente:
   • Método: Comienzas con un presupuesto total predeterminado y lo divides de arriba a abajo en las fases y tareas individuales del proyecto.
   • Beneficios: Muy rápido, útil en las primeras fases del proyecto para comprobar la viabilidad de un presupuesto del cliente.
   • Desventajas: Muy inexacto, ya que la estimación no se basa en análisis detallados de tareas.
     
2. Estimación analógica:
   • Método: Estimar el presupuesto sobre la base del coste de proyectos similares ya finalizados.
   • Beneficios: Rápido y fácil, requiere información limitada del proyecto.
   • Desventajas: Inprecisa, porque los proyectos rara vez son exactamente iguales. El método depende en gran medida de la calidad y relevancia de los datos históricos.
     
3. Estimación paramétrica:
   • Método: Utiliza datos de proyectos anteriores y relaciones estadísticas entre variables (por ejemplo, costes unitarios) para extrapolar el presupuesto del proyecto actual.
   • Beneficios: Más preciso que la estimación analógica, ya que utiliza datos cuantitativos.
   • Desventajas: Requiere puntos de medición bien definidos y datos históricos fiables, que a menudo son difíciles de encontrar en proyectos digitales.
     
4. Estimación de tres puntos:
   • Método: Calcula el promedio a partir de tres escenarios: El mejor caso, El peor de los casos y Caso más probable.
   • Fórmula: (Mejor caso + Peor caso + Caso más probable) / 3 = Estimación esperada.
   • Beneficios: Reduce el riesgo teniendo en cuenta las incertidumbres y proporciona una estimación más realista.
   • Desventajas: Más tiempo que los métodos de estimación más simples.
     
5. Estimación de abajo hacia arriba (de abajo hacia arriba):
   • Método: El proyecto se divide en sus tareas más pequeñas (a menudo utilizando un plan de estructura del proyecto), cada tarea se estima individualmente y las sumas se suman para obtener el presupuesto total.
   • Beneficios: Muy preciso y detallado, permite un monitoreo robusto del progreso y el presupuesto del proyecto.
   • Desventajas: Consumiendo tiempo, solo se puede aplicar si se conocen todos los detalles del proyecto y puede conducir a estimaciones de costos más altas.

Elegir el método correcto depende en gran medida de la fase del proyecto. Mientras que Arriba hacia abajo y Estimaciones análogas son ideales para las fases iniciales para obtener una visión general rápida, son adecuados Tres puntos y Estimaciones ascendentes mejor para la fase de planificación detallada, que se trata de precisión.

Donde ya estamos con los métodos, por supuesto, no debe faltar una visión general de los métodos comunes establecidos de PM. Ya sea clásico, ágil o híbrido, la elección del enfoque también puede ser decisiva para el éxito, dependiendo del proyecto.

Comparación de algunos métodos de gestión de proyectos

Los métodos de gestión de proyectos son herramientas y enfoques para lograr los objetivos del proyecto. Se pueden dividir en tres categorías principales: clásica, ágiles y Gestión de proyectos híbridos. Elegir el método correcto depende en gran medida de los requisitos del proyecto, la complejidad y las habilidades del equipo.

Métodos clásicos

Estos métodos son lineales y están fuertemente orientados a la planificación. La atención se centra en la planificación previa detallada, con todo el proyecto planificado de principio a fin. Son especialmente adecuados para proyectos con requisitos estables y alta fiabilidad de planificación.

método	descripción	Puntos fuertes	Adecuado para
cascada	Procesamiento lineal y secuencial de las fases del proyecto (como en una cascada). Una fase no comienza hasta que se completa la anterior.	Alta fiabilidad de planificación, estructura clara.	Proyectos con tareas constantes donde los requisitos son estables.
Modelo V	Lineal como el modelo de cascada, pero con fases de prueba adjuntas para cada fase de desarrollo para detectar errores en una etapa temprana.	Reduce los errores a través de fases de prueba rigurosas, estructura simple.	Desarrollo de software y proyectos con requisitos de alta calidad (por ejemplo, tecnología médica).
SixSigma	Utiliza métodos estadísticos para la optimización de procesos y la reducción de errores para aumentar la calidad.	Mejora la calidad de forma mensurable.	Grandes empresas en industrias donde los resultados medibles y la alta calidad son críticos.
Análisis de tendencias de hitos	Supervisa el progreso del proyecto revisando periódicamente los hitos para detectar desviaciones en el tiempo en una etapa temprana.	Fácil de identificar y controlar retrasos en el cronograma.	Proyectos de baja complejidad y procesos predecibles y secuenciales.
Ruta crítica/cadena crítica	Se centra en la programación de tareas, tiempo y recursos para crear horarios realistas y aumentar la productividad.	Aumenta la eficiencia y la productividad, identifica cuellos de botella críticos.	Proyectos menos complejos con equipos medianos que quieren aumentar su eficiencia.

Métodos ágiles

Los enfoques ágiles son flexibles, iterativos y receptivos. Son ideales para proyectos con requisitos que cambian con frecuencia y alta complejidad a medida que trabajan paso a paso hacia el objetivo final.

método	descripción	Puntos fuertes	Adecuado para
Scrum	Desarrollo iterativo en ciclos cortos (sprints). Los objetivos son reevaluados y ajustados después de cada sprint. Un Scrum Master lidera el equipo.	Alta flexibilidad y adaptabilidad. Fomenta la creatividad y el trabajo en equipo.	Proyectos con parámetros desconocidos y cambios frecuentes, por ejemplo, en el desarrollo de productos.
Kanban	Visualización de tareas en un tablero con columnas como «To-Do», «Doing» y «Done». Promueve la transparencia y la auto-responsabilidad.	Alta transparencia, aumenta la productividad y permite reacciones rápidas.	Equipos que trabajan de forma independiente y quieren realizar un seguimiento visual de su progreso.
magra	Se enfoca en crear valor agregado para el cliente con un desperdicio mínimo de recursos (tiempo, dinero, material).	Alta eficiencia, ahorro de recursos, conduce a la gestión de proyectos Lean.	Proyectos donde la eficiencia y el uso económico de los recursos son primordiales.
XP (programación extrema)	Se centra en resolver rápidamente las tareas de programación a través de la comunicación abierta y la retroalimentación rápida.	Muy rápido, adaptable a las necesidades del cliente.	Proyectos individuales donde la velocidad es importante, especialmente en el desarrollo de software.
Pensamiento de diseño	Un enfoque creativo y orientado al usuario para resolver problemas complejos. El proceso incluye comprender, observar, definir la perspectiva, encontrar ideas, desarrollar prototipos y probar.	Promueve la innovación y la creatividad, la alta orientación al usuario, resuelve problemas complejos y poco claros.	Proyectos que se centran en el desarrollo de nuevos productos, servicios o modelos de negocio y las necesidades de los usuarios.

Gestión de proyectos híbridos

Estos enfoques combinan elementos de métodos clásicos y ágiles para utilizar las respectivas fortalezas. Son ideales para proyectos complejos que requieren tanto seguridad de planificación como flexibilidad. Ejemplos de ello son: Scrumban (combinación de Scrum y Kanban), la combinación de Lean y SixSigma o la integración de sprints ágiles en un marco clásico de cascada. (Caso Water Scrum)
En Personio También puede ver los métodos individuales presentados (y más) en detalle. ¿Quién quiere saber más sobre los modelos híbridos? Es mejor pasar por aquí.

Por cierto, también encontrarás más detalles/herramientas en páginas como el blog de Laos GmbH o también en projectfacts.de. La consideración especial siempre debe estar en el presupuesto, aquí le ayuda, por ejemplo, una página como thedigitalprojectmanager.com.

El uso y análisis coherentes de estas herramientas, cifras clave y experiencia permiten medir continuamente el curso del proyecto, tomando así decisiones informadas para dirigir, ajustar si es necesario y, por lo tanto, garantizar el éxito del proyecto. Proporcionan una base objetiva para la evaluación y gestión del proyecto y también ayudan a planificar y acompañar mejor los proyectos futuros.

Personalmente, soy un gran amigo de la gestión de proyectos clásica, pero no quiero que me malinterpreten, porque incluso con un enfoque clásico puedes encontrarte rápidamente en un entorno híbrido, porque incluso allí tienes que adaptarte a las especificaciones modificadas o a la planificación adaptativa, hacer un seguimiento y poder ajustarte iterativamente una y otra vez para lograr el «panorama general» como objetivo.

Con todas las técnicas y herramientas o métodos, como ya se mencionó anteriormente, está la otra área, pero lo analizaré en detalle la próxima semana: En la gestión de proyectos, su Habilidades blandas especialmente apreciado. ¿Por qué?
Sencillamente: Un proyecto a menudo involucra a personas que solo trabajan juntas temporalmente. El trabajo en equipo es crucial aquí. Los proyectos logran sus objetivos cuando los empleados pueden comunicarse con éxito entre sí, apoyarse mutuamente, motivarse mutuamente y superar conflictos juntos.
Las herramientas/métodos y las habilidades duras garantizan la experiencia y la corrección en el proyecto. Las habilidades blandas aseguran que todo funcione sin problemas. Este es solo uno de los muchos ejemplos que muestran por qué cada vez más personas y empresas se dan cuenta de que las habilidades blandas son fundamentales para el éxito.

conclusión

La experiencia y la competencia metodológica son, por supuesto, la base para gestionar con éxito los proyectos. Los kits de herramientas como MSR, KPI o el Triángulo Mágico lo ayudan a tomar las decisiones correctas basadas en datos bien fundados.

Pero lo que distingue a un gestor de proyectos realmente bueno son, sobre todo, las habilidades blandas como las suyas. Habilidades de gestión y Cualidades de liderazgo. Esto definitivamente incluye un cierto serenidad, Autoconfianza La capacidad de comunicarse clara y abiertamente. También un Mediador empático Es bueno estar allí porque te mueves constantemente entre las sillas. Ahora, volvamos al último punto: El oponente final es autorreflexión y la capacidad Aprendiendo de tus propios errores.

Este paquete no se coloca en la cuna de nadie. Se desarrolla a través de la experiencia, el entrenamiento y la voluntad de mejorar un poco cada día. Hola KVP ??