La base de conocimientos: Tu mejor amigo como escritor técnico

Conoces la sensación de pararte frente a una montaña de información y no saber por dónde empezar.
Como escritor técnico, este es tu «pan diario».

Pero, ¿y si tuvieras una herramienta para ayudarte a conquistar esta montaña? Esto es de lo que se trata hoy en día: Nos sumergimos en el mundo de las bases de conocimiento y vemos cómo te apoyan en tu trabajo como escritor técnico.

Una base de conocimiento es como un cerebro digital para su empresa, su equipo y / o sus proyectos. Recoge, estructura y conserva todo el conocimiento que necesita para crear su documentación. Desde especificaciones técnicas hasta instrucciones y fondos, encontrará todo en un solo lugar. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza que sus documentos sean siempre precisos y estén actualizados. Si alguien la cuida. ??

¿Qué es una base de conocimiento?

Piense en una base de conocimiento como una especie de archivo central. Es una colección de información que está disponible en una forma organizada y de búsqueda. Lo especial de esto: Es accesible para todos en el equipo.

La idea detrás de esto: Ya sea que se trate de las últimas características del producto, los términos correctos o los errores comunes, en lugar de enviar un correo electrónico con cada problema o hurgar en viejos chats, solo mire en la base de datos. Esto no solo te hace más eficiente, sino también verdaderos gerentes de conocimiento.

Especificaciones técnicas: El corazón de tu trabajo

Si está construyendo una base de conocimientos, las especificaciones técnicas son el todo y el fin. Piensa en cosas como:

Diagramas arquitectónicos: ¿Cómo se relacionan los diferentes componentes?
Documentación API: ¿Cuáles son los puntos finales y cómo funcionan?
Descripciones funcionales: ¿Qué hace el producto y cuál es la lógica detrás de él?

Al almacenar esta información de forma centralizada, se asegura de que todos los que trabajan en la documentación estén en la misma página. Esto evita errores y ahorra un número infinito de rondas de votación.

Las herramientas adecuadas para su base de conocimientos

Su éxito en la construcción de una base de conocimientos depende en gran medida de las herramientas adecuadas. Dependiendo del tamaño del proyecto y el flujo de trabajo del equipo, hay varias soluciones que son adecuadas para usted. Algunas herramientas se basan en lenguajes de marcado simples como Markdown, mientras que otras, como soluciones todo en uno, cubren todos los pasos de la documentación.

Las herramientas comunes de oficina como Word / Google Docs / Notepad ++ lo ayudan a escribir, pero luego se almacenan en algún lugar como archivos individuales y una búsqueda en varios documentos no sería ideal. Para una mejor visualización, a menudo se utilizan herramientas de la cartera de Adobe (Illustrator, Photoshop, InDesign, etc.) Pero todo esto debe almacenarse de la manera más consistente, estructurada y accesible posible, de modo que más tarde idealmente no se requiere un gran esfuerzo para poner este contenido a disposición de los usuarios.

Así que echemos un vistazo a algunas de las opciones más comunes que los escritores técnicos pueden soportar hoy en día.

1. Markdown & Documentos-como-Código

¿Qué es esto? Markdown es un lenguaje de marcado extremadamente simple e intuitivo. Escribes tus textos en archivos de texto simples con un formato mínimo y luego puedes convertirlos a HTML. En combinación con un sistema de control de versiones como Git, esta es la base para un enfoque de «docs-as-code» en el que la documentación se trata como software.
Beneficios:
- Simple y rápido: Markdown es tan simple que todo el mundo lo entiende de inmediato. Ideal para notas cortas y rápidas o documentos en los que también trabajan los desarrolladores.
- Control de versiones: Cada cambio es rastreado. Siempre puede ver quién cambió qué y cuándo y puede volver a una versión anterior si es necesario.
- Colaboración: Los desarrolladores y escritores técnicos pueden trabajar juntos en el mismo entorno (por ejemplo, Git).
Desventajas:
- Formato restringido: Markdown a menudo no es suficiente para diseños complejos, tablas o formato especial.
- Sin gestión central: Sin herramientas adicionales (como un generador de sitios web estático), es difícil administrar una base de conocimientos compleja.

Las herramientas de Markdown están disponibles para prácticamente todas las plataformas y en varias variaciones:

Mac: MacDown, iA Writer, o Marcado 2 iOS / Android: iA Writer Ventanas: escritor fantasma o Monstruo de Markdown Linux: ReTexto o incluso el escritor fantasma Web: Dillinger o StackEditar

2. AsciiDoc & Docs-as-Code

¿Qué es esto? AsciiDoc es una alternativa más poderosa a Markdown. También es un lenguaje de marcado simple, pero ofrece significativamente más características para la documentación técnica. Una vez más, la idea es escribir la documentación en archivos de texto y administrarla a través de sistemas de control de versiones.
Beneficios:
- Sintaxis completa: AsciiDoc soporta funciones como referencias cruzadas, variables, textos condicionales y tablas complejas. Ideal para documentación profesional y extensa.
- Reutilización: Puede definir módulos de texto (por ejemplo, una nota de seguridad) en un solo lugar y reutilizarlos en muchos documentos. Esto ahorra tiempo y garantiza la consistencia.
- Flexible: Los archivos de texto se pueden exportar a diferentes formatos (HTML, PDF, EPUB).
Desventajas:
- Curva de aprendizaje: Comenzar es un poco más desafiante que Markdown porque la sintaxis es más compleja.
- No WYSIWYG: No se ve directamente cómo se ve el resultado final, pero primero hay que compilar el documento.

También para AsciiDoc Hay varias herramientas/herramientas distribuidas en todas las plataformas: Linux, Mac y ventanas Los usuarios pueden todos Asciidoctor, SciTE o AsciiDocFX Alcanzando hacia fuera, esto AwesomeAsciiDoc Proyecto Github Pero también enumera plugins, herramientas y todo lo que su corazón desea.

3. DITA & el kit de herramientas abierto de DITA

¿Qué es esto? DITA (Darwin Information Typing Architecture) Estándar basado en XML para la preparación y publicación de documentación técnica. Es un enfoque estructurado basado en la idea de Temas (unidades de información pequeñas y reutilizables). Estos temas serán discutidos en un Mapa de DITA Define la estructura de su documentación. Esto Kit de herramientas abierto de DITA (DITA-OT) es el núcleo del sistema, un motor de publicación de código abierto que convierte archivos DITA en diferentes formatos de salida, como PDF, HTML y más. Herramientas como esta Editor XML de oXygen Proporcionar una interfaz intuitiva para crear archivos DITA y utilizar el DITA-OT.
Beneficios:
- Máxima reutilizabilidad: Los temas escritos una vez se pueden reutilizar en innumerables documentos. Esto es ideal para líneas de productos o documentos con muchas secciones similares.
- Coherencia y estandarización: La estricta estructura garantiza la calidad y uniformidad de la documentación.
- Separación de contenido y formato: Solo concéntrate en el contenido. El diseño es determinado más tarde por el DITA-OT. Por lo tanto, puede generar un documento con un solo clic para obtener ayuda en línea o como un manual en PDF.
Desventajas:
- Alta complejidad y curva de aprendizaje: Comenzar con DITA y XML requiere tiempo y capacitación especial. Definitivamente no es para un proyecto rápido.
- Alto costo: Los editores XML profesionales, que son prácticamente indispensables para un trabajo eficiente con DITA, generalmente están sujetos a una tarifa.

Como ejemplo pagado, te daré aquí. Framemaker por Adobe o oXígeno, Estoy en la página de código abierto / freeware. Codex uno. Sin embargo, debido al estándar XML abierto y al kit de herramientas, cualquiera puede usar OpenJDK también. Amazon Corretto o Azul Zulu Haz tu propia base.

4. Documento360

¿Qué es esto? Document360 es una plataforma moderna de base de conocimiento basada en la nube diseñada específicamente para crear ayuda en línea, portales de autoservicio y bases de conocimiento interno.
Beneficios:
- Solución todo en uno: Desde la creación hasta la publicación y el análisis del comportamiento del usuario, todo se combina en una sola herramienta.
- Fácil de usar: La interfaz de usuario es intuitiva y fácil de usar incluso para los no técnicos. El editor es compatible con Markdown, lo que permite un inicio rápido.
- Herramientas de análisis: Puede ver qué artículos se leen, qué términos de búsqueda utilizan los usuarios y dónde hay lagunas de conocimiento. Esto le ayudará a mejorar continuamente su documentación.
Desventajas:
- Costes: Como solución de software como servicio (SaaS), hay tarifas mensuales o anuales que varían según el tamaño del equipo.
- Dependencia: Está vinculado a la plataforma y no puede simplemente procesar el contenido en otra herramienta.

Esto es una plataforma independiente, ClosedSource, con todas las ventajas y desventajas correspondientes. Interfaces con prácticamente todos los servicios de asistencia y herramientas de colaboración Sin embargo, están disponibles, por lo que la integración en Techstack existente no es un obstáculo importante.

5. Adobe RoboAyuda

¿Qué es esto? RoboHelp es un clásico y bien establecido Help Authoring Tool (HAT) de Adobe. Es una herramienta de escritorio que permite la creación de ayuda online, bases de conocimiento y mucho más.
Beneficios:
- Amplias funciones: RoboHelp ofrece todo lo que el corazón del escritor técnico desea: desde la reutilización de contenido hasta la gestión de variables y diseños complejos.
- Integración: Se integra bien con otros productos de Adobe y sistemas externos.
- Base estable: Como producto de larga duración, tiene una gran comunidad y es muy maduro.
Desventajas:
- Complejidad: Debido a las muchas características, comenzar puede ser abrumador.
- Costes: RoboHelp es también una herramienta de pago que representa una inversión.

El abuelo entre las herramientas, Adobe Robohelp De hecho, esta lista no es del todo correcta. Sin embargo, y precisamente porque es extremadamente extenso y también un pionero de muchas otras herramientas debido a su edad, no debe pasar desapercibido.

Instrucciones y procesos: Su guía

Una buena base de conocimientos contiene no solo información estática, sino también instrucciones y procesos dinámicos. Estos pueden ser, por ejemplo:

Instrucciones de incorporación: ¿Cómo introduces a los nuevos miembros del equipo en tu trabajo?
Guías de estilo: ¿Qué reglas se aplican al idioma, formato y terminología en sus documentos?
Flujos de trabajo: ¿Cómo va el proceso desde la investigación hasta la publicación de un documento?

Tales instrucciones no solo le ayudarán, sino también a otros equipos. El equipo de soporte puede comenzar rápidamente, los desarrolladores pueden buscar cómo dar retroalimentación e incluso los nuevos colegas pueden encontrar su camino mucho más rápido. Esto hace que su trabajo sea más transparente y que su equipo sea más ágil.

El trasfondo como escritor técnico

Como escritor técnico, usted es el mediador entre los expertos y los usuarios. Usted tiene la capacidad única de explicar problemas complejos de tal manera que sean comprensibles para todos. Una base de conocimiento es su aliado más fuerte, porque le ayuda a cumplir este papel de mediación perfectamente.

Al recopilar el conocimiento en la empresa, puede ver dónde hay lagunas y dónde necesita comenzar. Usted reconoce los puntos débiles de los usuarios y puede abordarlos específicamente en su documentación. Una base de conocimientos bien mantenida no es solo un repositorio de información, sino también un espejo de su propia experiencia y valor para la empresa. Muestra que no solo escribes, sino que también haces que todo el conocimiento de la empresa sea estructurado y accesible.

Conclusión: No solo una herramienta, sino una superpotencia

Una base de conocimientos es mucho más que una herramienta. Es una decisión estratégica que te hace como escritor técnico y a todo tu equipo más eficiente, transparente y mejor. Al centralizar el conocimiento, puede centrarse en lo que mejor sabe hacer: Comunicar problemas complejos de manera fácil y clara.

TL:DR

Comience a recopilar y estructurar sus conocimientos. ¡Vale la pena!