Para coincidir con el estreno cinematográfico de «Momo» el 2 de octubre, tuve que pensar en los caballeros grises: Esas figuras fantasmales que roban el tiempo de la gente.
¿Y honestamente? En nuestro trabajo diario, en realidad existen: Los ladrones de tiempo. Tal vez no como figuras espeluznantes en trajes grises, sino como hábitos, disturbios y distracciones que nos roban horas preciosas todos los días.
Al igual que el pequeño momo que se opone a los ladrones de tiempo, nosotros también podemos aprender a proteger nuestro tiempo. Es por eso que he reunido a los 7 ladrones de tiempo más comunes en la vida cotidiana de la oficina para usted y le muestro cómo exponerlos y alejarlos paso a paso.
Pero antes de entrar en el tema, aquí está el tráiler de la película actual. No se desanime por el lanzamiento de 6 años, la película está muy bien hecha y es algo para adultos.
El terror telefónico: Cuando cada anillo se convierte en una interrupción
¿Lo sabes? Suena el teléfono, y como en el reflejo te despegas. Su trabajo concentrado se interrumpe, la conversación se prolonga, y después de eso debe encontrar laboriosamente su camino de regreso a su tarea. Esta vez el ladrón es particularmente insidioso porque se disfraza de «importante».
Así que lo alejas:
- Buzón de voz como una hora silenciosa: ¡Active el buzón si necesita trabajar enfocado y cambie el teléfono a silencioso! De lo contrario, el timbre te molestará de todos modos.
- Servicio telefónico en el equipo: Gira en el círculo de colegas. Uno se hace cargo de todas las llamadas durante unas horas, los otros pueden trabajar sin ser molestados.
- El formulario de la nota telefónica: Crea una plantilla con todos los puntos importantes. Esto le ayuda a hacer llamadas estructuradas y rápidas.
- Ve directo al grano: Evite las pequeñas trampas para charlar, como «¿Cómo fueron sus vacaciones?» Haga la misma pregunta: «¿Qué puedo hacer por ti?»
La trampa «Hab-mal-short-time»: Visitantes no anunciados como un ladrón del tiempo
«¿Me molesto?» + «¿Tienes un minuto?» Estas preguntas aparentemente inocuas son el encubrimiento de uno de los ladrones más grandes de la historia. Porque un minuto se convierte rápidamente en diez, y después de eso te toma tres veces más tiempo volver a tu concentración.
Así es como estableces límites:
- Cita en lugar de visita espontánea: «Tengo 15 minutos esta tarde a las 14.30 horas. ¿Te conviene?» Así demuestras que te tomas el asunto en serio, pero estructuras tu tiempo.
- Comunicar el límite de tiempo: «Tengo que hacer una presentación a las 10.00 horas. ¿Podemos discutir esto en 15 minutos?»
- Usted va a su colega: «Estaré listo en diez minutos y luego iré a verte». ¿La ventaja? Es más fácil irse que felicitar a alguien en tu oficina.
- Los bloques de tiempo de puertas abiertas: Como líder: Combina el principio de la puerta abierta con franjas horarias fijas (por ejemplo, de 10 a.m. a 3 p.m.) y permite asignar plazos cortos. Así que sigues siendo accesible, pero planificable.
El maratón de la reunión: Cuando las reuniones se convierten en una pérdida de tiempo
Las reuniones son importantes. Pero sé honesto: ¿Cuántos de ellos son realmente productivos? Los estudios muestran que aproximadamente la mitad de todas las reuniones se perciben como una pérdida de tiempo. ¡No tiene por qué serlo!
Cómo hacer que las reuniones sean eficientes:
- Menos es más: ¿Realmente necesitas una reunión? ¿O es suficiente un breve memorándum, un correo electrónico o una llamada telefónica?
- Preparación minuciosa: Crea una agenda con tiempos por punto. Determina dónde se permiten las discusiones y dónde no. Distribuir la agenda de antemano para que todos puedan prepararse.
- Invita solo a las personas adecuadas: Solo invita a las personas que realmente se preocupan por el tema.
- Los participantes podrán ser despedidos: Corta la agenda a diferentes participantes. Después de "sus" puntos, pueden irse.
- Inicio y finalización a tiempo: ¿Demasiado tarde? Desafortunado, luego pregunte más tarde. El final de la reunión es el final de la reunión, incluso si los puntos siguen abiertos. Están en la próxima agenda. Todo el mundo ha planeado su tiempo en consecuencia, y lo respetas.
La avalancha de correo electrónico: Cuando la bandeja de entrada nunca se siente vacía
Ping! Un nuevo correo electrónico. Ping! Otro más. El flujo constante de noticias es como un caballero gris moderno robando su tiempo en pequeños bocados. Cada interrupción cuesta concentración y energía.
He aquí cómo detener la inundación:
- Desactivar las notificaciones: Apaga completamente la visualización automática de nuevos correos electrónicos. Tú decides cuándo mirar, no tu buzón de correo.
- La regla de los tres tiempos diarios: Abre tu bandeja de entrada de correo electrónico solo tres veces al día. Mejor en los momentos en que su concentración disminuye de todos modos (por ejemplo, antes de la pausa para el almuerzo, después del almuerzo, antes del trabajo).
- Agrupación de correos electrónicos: Recoge todos los mensajes que quieras enviar y envíalos en tus tres franjas horarias de correo electrónico.
El caos de la comunicación: Cuando los malentendidos le cuestan un tiempo valioso
«Pensé que querías decir...» + «No entendí que...» Los malentendidos son caros. No solo porque la conversación original lleva tiempo, sino porque tienes que corregir minuciosamente los errores resultantes más adelante.
Así es como te comunicas claramente:
- Definir claramente: Corto, crujiente, concreto. ¿Cuál es su preocupación? ¿Qué va a pasar? ¿Hasta cuándo?
- Leer el lenguaje corporal: Tenga en cuenta las señales no verbales. A menudo, el lenguaje corporal de su contraparte ya muestra que algo no ha llegado.
- Solicitar más preguntas: "¿Está bien?" no es suficiente. Pida repetir brevemente lo que se ha discutido. Esto no es control, sino garantía de calidad para ambos.
La montaña de escritorio: Cuando el caos se come tu tiempo
Documentos apilados, hojas de papel por todas partes, tres tazas de café de la semana pasada, y en algún lugar debajo debe haber un papel importante... Un escritorio caótico es un devorador de tiempo por excelencia. Cada búsqueda cuesta valiosos minutos.
Así es como creas orden:
- Prohibición de lo innecesario: Todo lo que no necesita todos los días pertenece a cajones o estantes. El escritorio es tu cabina, solo quedan las necesidades básicas.
- Configurar el portapapeles: Para documentos que no necesita en este momento, pero que aún no puede dejar para siempre.
- Desarrollo de un sistema: Encuentre el sistema de almacenamiento que más le convenga y utilícelo de forma coherente. Digital o analógico, lo principal es que funciona para usted.
Falta de información: Si siempre tienes que esperar por los datos
Nada es más frustrante que descubrir en medio de una tarea que te falta información importante. El trabajo se detiene, tienes que interrumpir, conectar, esperar...
Así es como mantienes tu información fluyendo:
- Esquema de tareas: Haga un plan corto antes de que comience el proyecto. ¿Qué información necesitas cuando?
- Aclarar las responsabilidades: ¿Quién obtiene qué información? Pon eso en el equipo.
- Establecer plazos (con buffer): Si necesita información de otros, fije plazos claros, pero acumule tiempos de amortiguación. Si alguien no entrega, todavía tiene tiempo para una segunda solicitud sin entrar en pánico.
¡Tu tiempo es tuyo!
Así como Momo ayuda a las personas a recuperar su tiempo, tú también puedes aprender a ser más consciente de tu recurso más preciado. Los hombres grises en su vida de oficina pueden no ser tan obvios como en la historia de Michael Ende, pero son tan reales.
El truco es no ser perfecto o luchar todo el tiempo contra ladrones a la vez. También se llama mierda. Así que elige uno o dos que sean particularmente molestos para ti y comienza allí. Desarrolla tu estrategia personal, prueba diferentes soluciones, adáptalas a tu situación.
Porque al final, no se trata de trabajar más, se trata de tener tiempo para lo que realmente importa. En el trabajo y en la vida.
ES 
DE 
EN 
FR 
IT