Ágil aquí, ágil allá, ¿eso tiene que ser? No te preocupes, te explicaré cuándo la gestión ágil de procesos realmente tiene sentido y cuándo es mejor que te apegues a los métodos clásicos.
Va bien, justo en el titular el primer signo de interrogación sobre mi cabeza. ¿Quién o qué es VUCA? Bien, empecemos por ahí.
El mundo VUCA: Por qué todo se ha vuelto más complicado
Imagina que estás planeando un viaje por carretera con un mapa de 1990. Ya no funciona, ¿verdad? Lo mismo ocurre con nuestros procesos de negocio. Vivimos en el mundo VUCA:
- Volatilidad o Volatilado: (Inestabilidad) Todo está en constante cambio
- Useguridad y/o UIncertidumbre: Lo que pasa mañana, nadie lo sabe tan bien
- Komplexidad o Complexidad: Todo está relacionado con todo
- Aambigüedad o Aambigüedad: La misma información se interpreta de manera diferente
El principio clásico de «planificarlo, hacerlo, comprobarlo, actuar sobre él» (ciclo ADPC) a veces alcanza sus límites aquí. Si va a hacer un plan detallado de 12 meses y tiene que tirarlo todo después de dos meses, entonces necesita agilidad.
¿Qué hace que la gestión ágil de procesos sea diferente?
El cambio de mentalidad
La gestión ágil de procesos es como jugar al fútbol en lugar de correr un maratón. En el maratón, tienes en mente tu objetivo final y caminas hacia él en una distancia predeterminada, por lo que desarrollas tu estrategia de antemano y la superas. En el fútbol, ajustas tu estrategia después de cada pase, posesión o duelo, dependiendo de dónde se encuentre actualmente el balón o haya aterrizado.
Es posible que ya conozca los cuatro valores básicos:
- Personas en juicios: Su equipo y la comunicación son más importantes que los procesos perfectos
- Resultados de trabajo antes de la documentación: Es mejor tener un MVP (Producto Mínimo Viable) que un concepto de 50 páginas.
- Cooperación con el cliente antes de las negociaciones del contrato: Trabaja con tus clientes, no solo para ellos
- Responder antes de planificar: La adaptabilidad propone el plan perfecto
Los métodos de un vistazo
Pensamiento de diseño Es perfecto para procesos estratégicos con muchas incógnitas. Pasas por las fases iterativas: Comprender → Observar → Definir perspectiva → Encontrar ideas → Construir prototipos → Pruebas. Suena complejo, pero es como Lego para adultos.
Scrum Aporta estructura a la agilidad. Trabajas en «sprints» (normalmente de 2 a 4 semanas), tienes reuniones periódicas y siempre entregas un subproducto funcional al final. Su equipo está formado por:
- Propietario del proceso (decide las prioridades)
- Diseñador de procesos (el experto en análisis de procesos)
- Gobernador del proceso (el Scrum Master que presta atención a las reglas)
- Desarrollador de procesos (el equipo de desarrollo)
Kanban Visualice su flujo de trabajo. Puedes ver de un vistazo: ¿Qué hacer? ¿Qué se está procesando? ¿Qué está listo? Perfecto para la mejora continua.
El máximo responsable de la toma de decisiones: ¿Cuando es ágil, cuando es clásico?
El modelo CYNEFIN: Su sistema de navegación
Imagina que eres el capitán de un barco. Dependiendo del agua se necesitan diferentes métodos de navegación:
Procesos simples (mar tranquilo)
- Ejemplo: Nómina, facturación
- patrón: Las mejores prácticas siempre funcionan, sin sorpresas
- enfoque: ¡Es clásico! ¿Por qué reinventar la rueda?
Procesos complicados (ruta conocida pero difícil)
- Ejemplo: Implementación de un nuevo software de acuerdo con un patrón probado
- patrón: Los expertos saben cómo hacerlo
- enfoque: Clásico con conocimiento experto
Procesos complejos (aguas desconocidas)
- Ejemplo: Desarrollo de productos, proyectos de digitalización
- patrón: Prácticas emergentes a través de la experimentación
- enfoque: ¡Agil! Pruebe, aprenda, adapte
Procesos caóticos (tormenta en alta mar)
- Ejemplo: Gestión de crisis, cambios disruptivos en el mercado
- patrón: Es necesario desarrollar rápidamente nuevas prácticas
- enfoque: Ágil a alta velocidad
El ensayo de estabilidad
Pregúntate a ti mismo: «¿Mi proceso es estable o inestable?»
Procesos estables son como una máquina bien engrasada:
- Misma entrada = salida predecible
- Pocos factores de interferencia desde el exterior
- Tareas de rutina
→ Gestión clásica de procesos
Procesos inestables Es como el tiempo:
- Cambios constantes en las condiciones marco
- Muchas variables desconocidas
- Alta complejidad
→ Gestión ágil de procesos
Ejemplos de aplicación práctica
Desarrollo de software: Un excelente ejemplo de agilidad
En lugar de desarrollarse en una cámara silenciosa durante dos años y luego publicar un producto que nadie quiere, se desarrolla en sprints de 2 semanas. Cada Sprint ofrece nuevas características que los clientes pueden probar de inmediato. La retroalimentación fluye directamente al siguiente sprint.
¿Por qué Agile? Las necesidades de los clientes están cambiando, las tecnologías están evolucionando, la competencia no está durmiendo.
Campañas de marketing: Flexibilidad en modo turbo
Está planeando una campaña en las redes sociales. Clásicamente, planearías todo con 3 meses de anticipación. Comienzas ágil con una idea básica, pruebas diferentes enfoques, mides el rendimiento y ajustas semanalmente.
¿Por qué Agile? Las tendencias cambian rápidamente, los algoritmos se adaptan, los eventos actuales influyen en el alcance.
Procesos de RRHH: Lo mejor de ambos mundos
Ágil: Proceso de reclutamiento para nuevos roles (nadie sabe exactamente qué habilidades son importantes en 6 meses) Clásico: Nómina (debe funcionar correctamente y a tiempo todos los meses)
El ejemplo del iPhone: El híbrido es el rey
Apple muestra perfectamente cómo ambos van juntos:
- Ágil: Las características del software se desarrollan y entregan continuamente a través de actualizaciones
- Clásico: La producción del hardware sigue procesos exactos y repetibles
Cuando definitivamente deberías permanecer clásico
Áreas críticas para la seguridad
En medicina, aviación o energía nuclear, no hay margen para «fallar rápido, aprender rápido». Aquí necesita procesos a prueba de agua y probados.
Industrias reguladas
Los bancos, las compañías de seguros y las compañías farmacéuticas deben cumplir con estrictas normas de cumplimiento. (DORA, por ejemplo) La documentación detallada y los procesos comprensibles son obligatorios aquí.
Operaciones de rutina
Contabilidad, logística, producción: donde la eficiencia y la repetibilidad son primordiales, la gestión clásica de procesos es inmejorable.
Ambientes estables
Si tu framework rara vez cambia y sabes lo que funciona, ¿por qué cambiarlo?
Las señales de advertencia: ¿Cuándo algo va mal?
Agile se convierte en un problema cuando...
- Equipos en reuniones interminables (desarrollo impulsado por reuniones)
- Nadie sabe quién es responsable de qué
- Todo está cambiando constantemente, pero no se hace nada
- La documentación está completamente descuidada (¡incluso los equipos ágiles necesitan documentos básicos!)
El clásico se convierte en un problema cuando...
- Sus planes ya están después de 2 semanas de desperdicio
- Los clientes se quejan: «¡No queríamos eso!»
- El equipo está frustrado porque no se les permite tomar decisiones
- Los ciclos de innovación son cada vez más largos
El factor humano: ¡No lo olvides!
Los humanos no son máquinas. A algunos les encanta la flexibilidad de los métodos ágiles, otros necesitan estructuras claras para ser productivos.
Resistencias típicas:
- «Siempre lo hemos hecho así»
- «Demasiada ambigüedad y caos»
- "Reuniones permanentes molestas"
Soluciones:
- Introducción paso a paso en lugar de Big Bang
- Hacer visibles los éxitos rápidamente
- Ofrecer entrenamiento y coaching
- Responder honestamente a la pregunta del «por qué»
Su plan de acción: Cómo empezar correctamente
Etapa 1: inventario
- ¿Qué procesos tienes?
- ¿Qué tan estables/inestables son?
- ¿Dónde presiona más el zapato?
Etapa 2: Seleccionar proyecto piloto
- Comience con un proceso manejable pero importante
- Elige un equipo motivado
- Cuidar de éxitos rápidos
Etapa 3: Seleccionar método
- Kanban para principiantes (obstáculo de entrada baja)
- Scrum para equipos estructurados
- Pensamiento de Diseño para Proyectos Innovadores
Etapa 4: Experimentación y aprendizaje
- Prueba de 3 meses
- Retrospectivas periódicas
- Medir el éxito (¡definir métricas!)
Etapa 5: escalado
- Transferencia de enfoques exitosos a otras áreas
- Desarrollo de modelos híbridos
- Desarrollo de la cultura
Herramientas que hacen tu vida más fácil
Para métodos ágiles:
- Jira o Trello: Kanban Boards y Scrum Management
- Miro o mural: Pizarras digitales para el pensamiento de diseño
- Slack o equipos: Comunicación y coordinación rápida
Para los métodos clásicos:
- Visio o Lucidchart: Modelización de procesos
- Proyecto de Microsoft: Planificación de proyectos
- SAP u otros sistemas ERP: Mapear procesos estándar
En el caso de los enfoques híbridos:
- Herramientas de minería de procesos (Celonis, por ejemplo): Analizar lo que realmente sucede
- Plataformas de flujo de trabajo: (ProcessMaker, por ejemplo) Soluciones de código bajo para procesos individuales
El futuro: El híbrido es la nueva normalidad
¡Olvídate del pensamiento en blanco y negro! Las empresas más exitosas combinan inteligentemente ambos enfoques:
- Clásico para la columna vertebral (finanzas, recursos humanos básicos, producción)
- Ágil para la innovación y la interacción con el cliente
- híbrido Procesos que necesitan ambos
Conclusión: Tus comida para llevar
- No hay una solución universal – el arte es la elección correcta
- Estabilidad vs. dinámica es su factor de toma de decisiones más importante
- Lleva a la gente contigo Es más importante que el método perfecto.
- Empezar poco a poco, pero siempre piensa en grande
- Enfoques híbridos son a menudo la solución más práctica
El mundo VUCA es una realidad, pero no tienes que entrar en pánico. Con la combinación correcta de métodos ágiles y clásicos, navega con éxito a través de la incertidumbre. Es importante: Comience, experimente y aprenda. El proceso perfecto no se crea en el tablero de dibujo, sino a través de la experiencia práctica.
Y recuerda: La agilidad no es un fin en sí mismo. Se trata de obtener mejores resultados para sus clientes y su equipo. Si los métodos clásicos pueden hacerlo mejor, tanto mejor, ¡sigue adelante!
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