Es gibt noch viele Alternativen für Zeitmanagement und Optimierung des eigenen Workflows.

Heute stelle ich euch noch einige andere vor, die sich auf unterschiedliche Weise auf die Produktivität konzentrieren und in Teilen die beiden bereits im Blog ausführlich behandelten streifen.

Hello again an alle Produktivitäts-Jongleure da draußen!

Wir alle kennen sie: die Pomodoro-Technik mit ihren knackigen 25-Minuten-Intervallen und die 90-90-1-Regel, die uns zu Beginn des Tages auf unsere wichtigste Aufgabe fokussiert. Aber was, wenn diese bewährten Methoden nicht ganz zu deinem Workflow passen oder du einfach mal etwas Neues ausprobieren möchtest? Keine Sorge, die Welt der Produktivitätstools ist riesig und bietet eine Fülle spannender Alternativen, die nur darauf warten, von dir entdeckt zu werden!

52-17-Methode | Eisenhower-Matrix | Time Blocking | Eat-the-Frog | Getting Things Done | Flowmodoro und Umgekehrte Pomodoro | Ivy-Lee-Methode

Die 52-17-Methode:
Der Rhythmus der maximalen Konzentration

Die 52-17-Methode ist weniger bekannt als Pomodoro, aber für viele Menschen ungemein effektiv. Sie basiert auf der Idee, dass unsere Konzentrationsspanne nicht unendlich ist und Pausen entscheidend sind, um Ermüdung vorzubeugen und die kognitive Leistung aufrechtzuerhalten.

So funktioniert’s: Du arbeitest 52 Minuten lang hochkonzentriert an einer einzelnen Aufgabe. In dieser Zeit solltest du dich vollständig auf deine Arbeit fokussieren und Ablenkungen minimieren.
Anschließend machst du eine 17-minütige Pause. Diese längere Pause ermöglicht es dir, dich wirklich zu erholen, sei es durch einen kurzen Spaziergang, das Zubereiten eines Tees oder einfach nur, indem du dich vom Bildschirm entfernst.

Vorteile:

• Wissenschaftlich fundiert: Studien deuten darauf hin, dass dieser Rhythmus für viele Menschen optimal ist, um die Konzentration aufrechtzuerhalten.
  
• Tiefenarbeit fördern: Die längeren Arbeitsphasen von 52 Minuten können dir helfen, wirklich tief in komplexe Aufgaben einzutauchen und den „Flow-Zustand“ zu erreichen.
  
• Nachhaltige Energie: Die großzügigen 17-minütigen Pausen verhindern ein schnelles Ausbrennen und helfen dir, über den Tag hinweg produktiv zu bleiben.
  
• Weniger Unterbrechungen: Im Vergleich zu den kürzeren Pomodoro-Intervallen gibt es weniger Übergänge zwischen Arbeit und Pause, was den Fokus erleichtern kann.

Ideal für: Aufgaben, die eine längere, ununterbrochene Konzentration erfordern, wie Schreiben, Programmieren, detaillierte Analyse oder das Erstellen von Konzepten.

Die Eisenhower-Matrix:
Aufgaben richtig priorisieren

Die Eisenhower-Matrix, auch bekannt als Eisenhower-Prinzip oder Urgent-Important-Matrix, ist ein mächtiges Tool zur Priorisierung von Aufgaben. Sie wurde von dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower entwickelt, der dafür bekannt war, äußerst produktiv zu sein. Die Matrix hilft dir, deine Aufgaben in vier Quadranten einzuteilen, basierend auf ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit.

Die vier Quadranten:

1. Wichtig & Dringend (Tun): Diese Aufgaben sind kritisch und müssen sofort erledigt werden. Oft sind es Krisen, enge Deadlines oder Probleme, die unmittelbares Handeln erfordern.
   • Beispiel: Eine Kundenbeschwerde, die sofortige Aufmerksamkeit erfordert; eine Frist, die heute abläuft.
     
2. Wichtig & Nicht Dringend (Planen): Dies sind die strategischen Aufgaben, die langfristigen Wert schaffen. Sie sind wichtig für deine Ziele, haben aber keine unmittelbare Deadline.
   • Beispiel: Langfristige Projektplanung, Kompetenzerweiterung, Aufbau von Beziehungen. Dies sind die Aufgaben, die du planen und regelmäßig bearbeiten solltest, um Krisen im ersten Quadranten zu vermeiden.
     
3. Nicht Wichtig & Dringend (Delegieren): Diese Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit, tragen aber nicht direkt zu deinen Hauptzielen bei.
   • Beispiel: Bestimmte Anrufe, unaufgeforderte E-Mails, einige Besprechungen. Versuche, diese Aufgaben zu delegieren oder so effizient wie möglich zu erledigen.
     
4. Nicht Wichtig & Nicht Dringend (Eliminieren): Diese Aufgaben sind Ablenkungen und sollten vermieden oder stark reduziert werden.
   • Beispiel: Unnötiges Scrollen in sozialen Medien, manche Routineaufgaben, die automatisiert werden könnten.

Vorteile:

• Klarheit: Du erhältst einen sofortigen Überblick darüber, welche Aufgaben wirklich deine Aufmerksamkeit verdienen.
  
• Fokus auf das Wesentliche: Hilft dir, dich auf die wichtigen (und oft nicht dringenden) Aufgaben zu konzentrieren, die langfristig den größten Erfolg bringen.
  
• Stressreduktion: Weniger das Gefühl, von dringenden, aber unwichtigen Dingen überrollt zu werden.
  
• Bessere Entscheidungen: Unterstützt dich bei der Entscheidung, was zu tun, zu planen, zu delegieren oder zu eliminieren ist.

Ideal für: Jeden, der mit einer überwältigenden Aufgabenliste kämpft und Schwierigkeiten hat, Prioritäten zu setzen. Besonders nützlich für Führungskräfte und Projektmanager.

Zeitblockieren (Time Blocking):
Dein Tag als Masterplan

Zeitblockieren ist eine Produktivitätstechnik, bei der du deinen Tag in feste Zeitblöcke einteilst und jedem Block eine bestimmte Aufgabe oder Aktivität zuweist. Es ist im Grunde ein sehr detaillierter Zeitplan, der dir hilft, deine Zeit bewusst zu nutzen und Prokrastination zu vermeiden.

So funktioniert’s: Nimm deinen Kalender (digital oder physisch) und trage nicht nur Termine, sondern auch deine Arbeitsaufgaben ein. Zum Beispiel:

• 09:00 – 10:30 Uhr: Fokuszeit: Projekt X – Konzeptentwicklung
• 10:30 – 11:00 Uhr: E-Mails und Kommunikation
• 11:00 – 12:30 Uhr: Besprechung Y
• 13:30 – 15:00 Uhr: Tiefenarbeit: Bericht Z schreiben

Vorteile:

• Struktur und Kontrolle: Du hast einen klaren Überblick über deinen Tag und fühlst dich weniger „getrieben“.
  
• Ablenkungsreduzierung: Da jede Zeit einem Zweck dient, bist du weniger geneigt, dich von Social Media oder anderen Ablenkungen verführen zu lassen.
  
• Realistische Planung: Du siehst genau, wie viel Zeit dir für bestimmte Aufgaben zur Verfügung steht, und kannst deine Erwartungen entsprechend anpassen.
  
• Aufgaben-Batching: Ähnliche Aufgaben (z.B. E-Mails beantworten, Anrufe tätigen) können in einem Block zusammengefasst werden, was effizienter ist.
  
• Sichtbarkeit von Lücken: Du erkennst schnell, wo du noch Zeit hast oder wo du zu viel geplant hast.

Ideal für: Menschen, die zu Prokrastination neigen, ihren Tag besser strukturieren wollen oder das Gefühl haben, ihre Zeit rinnt ihnen durch die Finger. Auch gut für Freelancer und Selbstständige.

Eat-the-Frog-Technik:
Der Frosch muss zuerst!

Diese Methode wurde durch Brian Tracy in seinem Buch „Eat That Frog!“ populär gemacht und ist denkbar einfach, aber psychologisch sehr wirkungsvoll. Sie basiert auf einem Zitat von Mark Twain:

„Iss jeden Morgen einen lebenden Frosch, und nichts Schlimmeres wird dir den ganzen Tag passieren.“

So funktioniert’s: Identifiziere am Ende des Vortags oder direkt am Morgen deine wichtigste und/oder unangenehmste Aufgabe des Tages – das ist dein „Frosch“. Beginne deinen Arbeitstag, indem du diese Aufgabe als Erstes erledigst, noch bevor du dich um E-Mails, Nachrichten oder andere kleinere Dinge kümmerst.

Vorteile:

• Sofortiger Erfolg: Wenn du die schwierigste Aufgabe des Tages früh erledigt hast, gibt dir das ein enormes Gefühl der Erleichterung und des Erfolgs.
  
• Motivation für den Rest des Tages: Der Rest des Tages fühlt sich leichter an, da die größte Hürde bereits überwunden ist.
  
• Vermeidung von Prokrastination: Du entgehst der Versuchung, die unangenehme Aufgabe immer weiter vor dir herzuschieben.
  
• Fokus auf das Wichtigste: Diese Methode zwingt dich, dir bewusst zu machen, was am Tag wirklich zählt, noch bevor du in den Strudel des Alltags gerätst.

Ideal für: Jeden, der dazu neigt, wichtige, aber unbeliebte Aufgaben aufzuschieben, oder der einen starken Start in den Tag braucht, um motiviert zu bleiben.

GTD (Getting Things Done):
Das System für mentale Klarheit

GTD, entwickelt von David Allen, ist kein einfacher Trick, sondern ein ganzheitliches System zur persönlichen Produktivität. Es zielt darauf ab, deinen Kopf von allen ungeklärten Gedanken und Aufgaben zu befreien, indem du sie in einem vertrauenswürdigen System erfasst und organisierst. Das Ergebnis ist mentale Klarheit und die Fähigkeit, dich auf das zu konzentrieren, was gerade wichtig ist.

Die fünf Kernschritte von GTD:

1. Erfassen (Capture): Sammle alles, was deine Aufmerksamkeit erregt – Ideen, Aufgaben, Verpflichtungen, Sorgen – in einem „Eingangskorb“ (Inbox). Das kann physisch oder digital sein.
   
2. Klären (Clarify): Gehe deine erfassten Dinge durch und entscheide, was sie bedeuten. Ist es eine Aufgabe? Ein Projekt? Eine Referenzinformation? Wenn es eine Aufgabe ist, was ist der nächste konkrete Schritt?
   
3. Organisieren (Organize): Lege die geklärten Dinge an den richtigen Ort. Das könnten Projektlisten, „Nächste Schritte“-Listen, eine Kalenderliste für Termine oder eine „Warten auf“-Liste sein.
   
4. Reflektieren (Reflect): Überprüfe regelmäßig (täglich, wöchentlich) deine Listen und dein System. Das hält dein System aktuell und hilft dir, den Überblick zu behalten.
   
5. Engagieren (Engage): Tue die Arbeit! Basierend auf deiner Klarheit und Organisation triffst du bewusste Entscheidungen, was du als Nächstes tust.

Vorteile:

• Mentale Entlastung: Dein Kopf ist nicht länger der Speicher für alle offenen Schleifen.
  
• Kontrolle und Überblick: Du weißt genau, was zu tun ist und wo du stehst.
  
• Reduzierung von Stress: Weniger das Gefühl, etwas Wichtiges zu vergessen.
  
• Effektive Priorisierung: Durch die klare Struktur kannst du dich auf die richtigen Dinge konzentrieren.
  
• Anpassungsfähigkeit: Das System ist flexibel und passt sich an unterschiedliche Lebens- und Arbeitsstile an.

Ideal für: Jeden, der sich überfordert fühlt von der schieren Menge an Informationen, Aufgaben und Verpflichtungen, und ein umfassendes System sucht, um Ordnung und Klarheit in sein Leben zu bringen.

Weitere innovative Ansätze: Flowmodoro und Umgekehrte Pomodoro-Technik oder Ivy-Lee

Die Welt der Produktivität ist ständig in Bewegung, und es entstehen immer wieder interessante Variationen etablierter Methoden:

• Flowmodoro-Technik: Diese ist eine Weiterentwicklung der Pomodoro-Technik. Anstatt starr an den 25-Minuten-Intervallen festzuhalten, arbeitest du hier, solange du dich im „Flow“ befindest – also hochkonzentriert und ungestört. Erst wenn du merkst, dass deine Konzentration nachlässt oder du eine Pause brauchst, machst du diese Pause.
  
  Der Fokus liegt darauf, den Zustand maximaler Produktivität nicht künstlich zu unterbrechen.
  
  Vorteil: Maximiert die Zeit im „Flow“, passt sich deiner natürlichen Konzentrationsspanne an.
  
  
• Umgekehrte Pomodoro-Technik: Hier drehst du das Prinzip um: Die Pausen sind länger als die Arbeitsphasen (z.B. 15 Minuten Arbeit, 30 Minuten Pause). Das mag kontraproduktiv klingen, kann aber für bestimmte kreative Aufgaben oder Berufe, die viel Nachdenken und Inkubation erfordern, sehr nützlich sein.
  
  Oft entstehen die besten Ideen in Phasen der Entspannung.
  
  Vorteil: Fördert kreatives Denken, ideal für „Denkarbeit“ und wenn du leicht überstimuliert wirst.
  
  
• Ivy-Lee-Methode: Die Ivy-Lee-Methode ist ein einfaches Zeitmanagement-Tool, das dabei hilft, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und so produktiver zu werden. Am Ende eines jeden Arbeitstages schreibt man die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag auf und priorisiert sie. Am nächsten Tag arbeitet man die Aufgaben nacheinander ab, beginnend mit der wichtigsten, und konzentriert sich dabei voll auf die jeweilige Aufgabe. Nicht erledigte Aufgaben werden auf die Liste für den nächsten Tag verschoben. 
  
  Vorteile:
  
• Entscheidungsmüdigkeit vorbeugt: Sie haben bereits am Abend einen Plan für den nächsten Tag, was Ihnen hilft, den Tag fokussiert zu beginnen.
  
• Konzentration fördert: Durch die Fokussierung auf eine Aufgabe nach der anderen können Sie Ablenkungen minimieren und Ihre Konzentration steigern.
  
• Überforderung reduziert: Die Begrenzung auf sechs Aufgaben hilft Ihnen, eine realistische Planung zu erstellen und Überforderung zu vermeiden.
  
• Motivation steigert: Das Abhaken erledigter Aufgaben kann ein Gefühl der Erfüllung und Motivation erzeugen.
  

Es gibt also viele Wege, um produktiver zu werden, und der beste Weg ist der, der am besten zu dir und deinen aktuellen Aufgaben passt. Sei offen für Experimente und hab keine Angst, verschiedene Methoden auszuprobieren und anzupassen. Die Reise zu besserer Produktivität ist ein fortlaufender Prozess des Lernens und der Optimierung!