Agile hier, agile da, muss dass sein? Keine Sorge, ich erkläre dir, wann agiles Prozessmanagement wirklich Sinn macht und wann du besser bei den klassischen Methoden bleibst.
Geht ja schon gut los, direkt in der Überschrift das erste Fragezeichen über meinem Kopf. Wer oder was ist VUCA? Gut, fangen wir also da auch direkt damit an.
Die VUCA-Welt: Warum alles komplizierter geworden ist
Stell dir vor, du planst einen Roadtrip mit einer Karte von 1990. Funktioniert nicht mehr, oder? Genauso geht es unseren Geschäftsprozessen. Wir leben in der VUCA-Welt:
- Volatilität bzw. Volatilty: (Unbeständigkeit) Alles ändert sich ständig
- Unsicherheit bzw. Uncertainty: Was morgen passiert, weiß keiner so genau
- Komplexität bzw. Complexity: Alles hängt mit allem zusammen
- Ambiguität bzw. Ambiguity (Mehrdeutigkeit): Dieselben Infos werden unterschiedlich interpretiert
Das klassische „Plan it, do it, check it, act on it“-Prinzip (PDCA-Zyklus) stößt hier manchmal an seine Grenzen. Wenn du einen detaillierten 12-Monats-Plan machst und nach zwei Monaten alles über den Haufen werfen musst, dann brauchst du Agilität.
Was macht agiles Prozessmanagement anders?
Der Mindset-Shift
Agiles Prozessmanagement ist wie Fußball spielen statt Marathon laufen. Beim Marathon hast Du dein Endziel vor Augen und läufst in einer vorgegebenen Strecke darauf zu, Du baust also deine Strategie vorher auf und ziehst diese durch – fertig. Beim Fußball passt du nach jedem Pass, Ballbesitz oder Zweikampf deine Strategie an, je nachdem wo der Ball sich eben gerade befindet oder gelandet ist.
Die vier Grundwerte kennst du vielleicht schon:
- Menschen vor Prozessen: Dein Team und die Kommunikation sind wichtiger als perfekte Abläufe
- Funktionierende Ergebnisse vor Dokumentation: Lieber schnell ein MVP (Minimum Viable Product) als ein 50-seitiges Konzept
- Kundenkooperation vor Vertragsverhandlungen: Arbeite MIT deinen Kunden, nicht nur FÜR sie
- Reagieren vor Planen: Anpassungsfähigkeit schlägt den perfekten Plan
Die Methoden im Überblick
Design Thinking eignet sich perfekt für strategische Prozesse mit vielen Unbekannten. Du durchläufst iterativ die Phasen: Verstehen → Beobachten → Sichtweise definieren → Ideen finden → Prototypen bauen → Testen. Klingt komplex, ist aber wie Lego für Erwachsene.
Scrum bringt Struktur in die Agilität. Du arbeitest in „Sprints“ (meist 2-4 Wochen), hast regelmäßige Meetings und lieferst am Ende immer ein funktionsfähiges Teilprodukt. Dein Team besteht aus:
- Process Owner (entscheidet über Prioritäten)
- Process Designer (der Experte für Prozessanalyse)
- Process Governor (der Scrum Master, der auf die Regeln achtet)
- Process Developer (das Entwicklungsteam)
Kanban visualisiert deinen Workflow. Du siehst auf einen Blick: Was ist zu tun? Was wird gerade bearbeitet? Was ist fertig? Perfekt für kontinuierliche Verbesserungen.
Der ultimative Entscheidungshelfer: Wann agil, wann klassisch?
Das CYNEFIN-Modell: Dein Navigationssystem
Stell dir vor, du bist Kapitän eines Schiffs. Je nach Gewässer brauchst du unterschiedliche Navigationsmethoden:
Einfache Prozesse (ruhige See)
- Beispiel: Gehaltsabrechnung, Rechnungsstellung
- Muster: Best Practices funktionieren immer, keine Überraschungen
- Ansatz: Klassisch! Warum das Rad neu erfinden?
Komplizierte Prozesse (bekannte, aber schwierige Route)
- Beispiel: Implementierung einer neuen Software nach bewährtem Muster
- Muster: Experten wissen, wie es geht
- Ansatz: Klassisch mit Expertenwissen
Komplexe Prozesse (unbekannte Gewässer)
- Beispiel: Produktentwicklung, Digitalisierungsprojekte
- Muster: Emergierende Praktiken durch Experimentieren
- Ansatz: Agil! Probiere aus, lerne, passe an
Chaotische Prozesse (Sturm auf hoher See)
- Beispiel: Krisenmanagement, disruptive Marktveränderungen
- Muster: Neue Praktiken müssen schnell entwickelt werden
- Ansatz: Agil mit hoher Geschwindigkeit
Die Stabilitätsprüfung
Frag dich: „Ist mein Prozess stabil oder instabil?“
Stabile Prozesse sind wie eine gut geölte Maschine:
- Gleicher Input = vorhersagbarer Output
- Wenige Störfactoren von außen
- Routineaufgaben
→ Klassisches Prozessmanagement
Instabile Prozesse dagegen sind wie das Wetter:
- Ständige Veränderungen der Rahmenbedingungen
- Viele unbekannte Variablen
- Hohe Komplexität
→ Agiles Prozessmanagement
Praktische Anwendungsbeispiele
Software-Entwicklung: Das Paradebeispiel für Agilität
Statt zwei Jahre lang im stillen Kämmerlein zu entwickeln und dann ein Produkt zu veröffentlichen, das keiner will, entwickelst du in 2-Wochen-Sprints. Jeder Sprint liefert neue Features, die Kunden sofort testen können. Feedback fließt direkt in den nächsten Sprint ein.
Warum agil? Kundenbedürfnisse ändern sich, Technologien entwickeln sich weiter, Konkurrenz schläft nicht.
Marketing-Kampagnen: Flexibilität im Turbomodus
Du planst eine Social-Media-Kampagne. Klassisch würdest du 3 Monate im Voraus alles durchplanen. Agil startest du mit einer Grundidee, testest verschiedene Ansätze, misst die Performance und passt wöchentlich an.
Warum agil? Trends ändern sich schnell, Algorithmen werden angepasst, aktuelle Events beeinflussen die Reichweite.
HR-Prozesse: Das Beste aus beiden Welten
Agil: Recruiting-Prozess für neue Rollen (niemand weiß genau, welche Skills in 6 Monaten wichtig sind) Klassisch: Gehaltsabrechnung (muss jeden Monat korrekt und pünktlich funktionieren)
Das iPhone-Beispiel: Hybrid ist King
Apple zeigt perfekt, wie beides zusammengeht:
- Agil: Software-Features werden kontinuierlich entwickelt und über Updates ausgeliefert
- Klassisch: Die Produktion der Hardware folgt exakten, wiederholbaren Prozessen
Wann du definitiv klassisch bleiben solltest
Sicherheitskritische Bereiche
In der Medizin, Luftfahrt oder Kernenergie gibt es keinen Spielraum für „fail fast, learn fast“. Hier brauchst du wasserdichte, getestete Prozesse.
Regulierte Industrien
Banken, Versicherungen und Pharma-Unternehmen müssen strenge Compliance-Regeln einhalten. (DORA zB.) Hier sind detaillierte Dokumentation und nachvollziehbare Prozesse Pflicht.
Routine-Operationen
Buchhaltung, Logistik, Produktion – überall dort, wo Effizienz und Wiederholbarkeit im Vordergrund stehen, ist klassisches Prozessmanagement unschlagbar.
Stabile Umgebungen
Wenn sich deine Rahmenbedingungen selten ändern und du weißt, was funktioniert, warum solltest du es ändern?
Die Warnsignale: Wann läuft was schief?
Agil wird zum Problem, wenn…
- Teams in endlosen Meetings versacken („Meeting-driven Development“)
- Niemand mehr weiß, wer wofür verantwortlich ist
- Alles wird ständig geändert, aber nichts wird fertig
- Dokumentation komplett vernachlässigt wird (auch agile Teams brauchen Basic-Docs!)
Klassisch wird zum Problem, wenn…
- Deine Pläne schon nach 2 Wochen Makulatur sind
- Kunden reklamieren: „Das wollten wir gar nicht!“
- Das Team frustriert ist, weil es keine Entscheidungen treffen darf
- Innovations-Zyklen immer länger werden
Der Faktor Mensch: Nicht vergessen!
Menschen sind keine Maschinen. Manche lieben die Flexibilität von agilen Methoden, andere brauchen klare Strukturen, um produktiv zu sein.
Typische Widerstände:
- „Das haben wir schon immer so gemacht“
- „Zu viel Unklarheit und Chaos“
- „Ständige Meetings nerven“
Lösungsansätze:
- Schritt-für-Schritt-Einführung statt Big Bang
- Erfolge schnell sichtbar machen
- Training und Coaching anbieten
- Die „Warum“-Frage ehrlich beantworten
Dein Aktionsplan: So startest du richtig
Schritt 1: Bestandsaufnahme
- Welche Prozesse hast du?
- Wie stabil/instabil sind sie?
- Wo drückt der Schuh am meisten?
Schritt 2: Pilotprojekt auswählen
- Starte mit einem überschaubaren, aber wichtigen Prozess
- Wähle ein motiviertes Team
- Sorge für schnelle Erfolge
Schritt 3: Methode auswählen
- Kanban für Einsteiger (niedrige Einstiegshürde)
- Scrum für strukturierte Teams
- Design Thinking für innovative Projekte
Schritt 4: Experimentieren und lernen
- 3-Monats-Test
- Regelmäßige Retrospektiven
- Erfolg messen (Kennzahlen definieren!)
Schritt 5: Skalieren
- Erfolgreiche Ansätze auf andere Bereiche übertragen
- Hybride Modelle entwickeln
- Kultur weiterentwickeln
Tools, die dir das Leben leichter machen
Für agile Methoden:
- Jira oder Trello: Kanban-Boards und Scrum-Management
- Miro oder Mural: Digitale Whiteboards für Design Thinking
- Slack oder Teams: Kommunikation und schnelle Abstimmung
Für klassische Methoden:
- Visio oder Lucidchart: Prozessmodellierung
- Microsoft Project: Projektplanung
- SAP oder andere ERP-Systeme: Standardprozesse abbilden
Für hybride Ansätze:
- Process-Mining-Tools (Celonis zB.): Analysieren, was wirklich passiert
- Workflow-Plattformen: (ProcessMaker zB.) Low-Code-Lösungen für individuelle Prozesse
Die Zukunft: Hybrid ist das neue Normal
Vergiss das Schwarz-Weiß-Denken! Die erfolgreichsten Unternehmen kombinieren beide Ansätze intelligent:
- Klassisch für das Backbone (Finanzen, HR-Basics, Produktion)
- Agil für Innovation und Kundeninteraktion
- Hybrid für Prozesse, die beides brauchen
Fazit: Deine Take-Aways
- Es gibt keine Universallösung – die Kunst liegt in der richtigen Auswahl
- Stabilität vs. Dynamik ist dein wichtigster Entscheidungsfaktor
- Menschen mitnehmen ist entscheidender als die perfekte Methode
- Klein anfangen, aber immer groß denken
- Hybrid-Ansätze sind oft die praktikabelste Lösung
Die VUCA-Welt ist Realität, aber du musst nicht in Panik verfallen. Mit dem richtigen Mix aus agilen und klassischen Methoden navigierst du erfolgreich durch die Unsicherheit. Wichtig ist: Fang an, experimentiere und lerne. Der perfekte Prozess entsteht nicht am Reißbrett, sondern durch praktische Erfahrung.
Und denk dran: Agilität ist kein Selbstzweck. Es geht darum, bessere Ergebnisse für deine Kunden und dein Team zu erzielen. Wenn klassische Methoden das besser können – umso besser, weitermachen!